Кейси
The British International School
300+ співробітників · міжнародна школа в ОАЕ · педагоги, адміністрація, саппорт, довгострокові замісні педагоги (LT Substitutes)
Odoo Enterprise 18 на Odoo.SH (глибока доробка HRMS) · HRMS-трансформація — співробітники, зарплата, контракти, відпустки, документи, банківська інтеграція — як перший поверх майбутнього ERP цілком
Короткий огляд
До
Чотири розрізнені платформи трималися на ручній звірці: Yomly вів кадри, Excel рахував зарплату, PandaDoc підписував контракти, Google Forms збирав відпустки. Кожна зарплатна відомість проходила п'ять кіл перевірок. Понад тисячу документів розкидані по дисках, терміни ніде не відстежували. Вихідна допомога за ОАЕ, end-of-service і вивантаження в Standard Chartered Bank — все рахували руками.
Пiсля
- ✓Єдиний ERP-контур замість Yomly, Excel, PandaDoc, Google Forms та Eteach: одна платформа, одна модель даних, один аудиторський слід.
- ✓800+ годин роботи команди і 64 задачі за п'ять місяців — 300+ співробітників, 200+ контрактів і 1000+ документів мігровані з Yomly без втрати історії.
- ✓Зарплатний рушій з десятком видів надбавок і утримань за трудовим правом ОАЕ, автоматичний експорт файлу Standard Chartered Bank, вбудований розрахунок вихідної допомоги та пропорційної зарплати.
- ✓Шість кастомних модулів (65+ Python-файлів) спроектовані під супровід; шлях апгрейду Odoo 18 → 19 уже пройшов тест-драйв у рамках самого впровадження.
Виклик
HR школи тримався на чотирьох різних системах: Yomly вів кадри, Excel рахував зарплату, PandaDoc відповідав за контракти, Google Forms збирав відпустки. Між ними — лише ручна звірка. Кожна зарплатна відомість проходила п'ять кіл перехресних перевірок, перш ніж цифрам можна було вірити. Вихідну допомогу за трудовим правом ОАЕ, розрахунок end-of-service та вивантаження в Standard Chartered Bank — усе рахували руками.
Чотири платформи на один життєвий цикл співробітника. Yomly, Excel, PandaDoc, Google Forms, Eteach — стикалися повторним введенням. У школи не було єдиної відповіді навіть на просте питання «хто зараз працює». Кожне закриття місяця коштувало фіновідділу тижня звірок.
Зарплата рівня міжнародної школи в ОАЕ. Десяток видів надбавок (Management Points, житло, ясла, перельоти, освіта, телефон, уніформа, Leaders in Learning, транспорт, релокація), вихідна допомога за трудовим правом ОАЕ, розрахунок part-time через FTE для вчителів і погодинний — для адміністративного персоналу, позапланові прогони зарплати для тих, хто прийшов посеред місяця, вивантаження у Standard Chartered Bank зі строгим форматом колонок. Excel перестав бути інструментом і перетворився на ризик.
Життєвий цикл експат-педагога. Понад двісті чинних контрактів з фіксованим строком, візи на членів родини, медстраховка на утриманців, електронні підписи через різні часові пояси. Чернетки контрактів мандрували з Word у PDF, звідти в PandaDoc, потім у листування електронною поштою — і якщо дорогою змінювався бодай один пункт, аудиторський слід рвався без єдиного сигналу.
Відпустки у двох календарях. Вихідні за ОАЕ, шкільний календар, державні свята та типи відпусток: одні рахуються календарними днями (включно з вихідними), інші — лише робочими. Yomly не вмів розрізняти ці режими, тож HR вів окрему таблицю під кожен тип відпустки.
Розростання документів і сліпота до термінів. Понад тисячу документів співробітників — паспорти, Emirates ID, візи, дипломи — розсипані по спільних дисках, поштових скриньках і вивантаженнях Yomly. Терміни відстежували вручну; прогалини в комплаєнсі спливали тільки тоді, коли хтось випадково помічав.
Рiшення
Картка співробітника, переписана під міжнародний педсклад. Роздільні поля First/Middle/Last — заради візової відповідності, підтримка арабських імен, класифікація Employee Group (Faculty / Staff / Administrator / LT Substitute / Consultant): вона ж керує і інтерфейсом, і правилами нарахування зарплати. Подвійна нумерація: автокод Odoo плюс старий Internal Employee Code із Yomly, збережений заради неперервності аудиту. Контроль термінів паспорта та Emirates ID з оповіщеннями. Family Wizard вносить чоловіка/дружину та дітей менш ніж за хвилину і двосторонньо синхронізується з модулем Contacts.
Зарплатний рушій, відкалібрований під трудове право ОАЕ. Модуль розрахункового листа (20 файлів) і модуль Management Points (10 файлів) дають повну структуру зарплати з десятком правил надбавок і утримань: оцифрована схема Management Points із семестровими бонусами, що самі спливають у кінці періоду; конфігуровані на рівні контракту пільги, що падають одразу в розрахунковий лист; part-time через FTE для педагогів і погодинний — для саппорту; пропорційний розрахунок для тих, хто змінив позицію посеред місяця; позапланові прогони під нестандартні контракти; вихідна допомога за нормами ОАЕ; і вбудований експорт файлу Standard Chartered Bank з розділенням BANK/CASH на окремі аркуші Excel — рівно під формат фіновідділу.
Контракти на Odoo Sign. Шаблонний PDF, електронний підпис Odoo Sign замість PandaDoc, масова розсилка на подовження з трекінгом статусу доставки, каскад Exit Date: одна дія — і дата звільнення прокочується від картки співробітника через усі чинні контракти до утримань із зарплати. Посада, відділ, email і мобільний синхронізуються з контракту назад у картку співробітника (лише на читання), щоб записи не розходилися.
Відпустки з логікою двох календарів. 56+ годин розробки пішло на конфігурований розрахунок у календарних або робочих днях під кожен тип відпустки, багаторівневі погодження, баланс у реальному часі прямо в зарплатній картці співробітника і коректний пропорційний розрахунок неоплачуваної відпустки від повної ставки — тихе виправлення пограничного випадку, що роками давав непомітні помилки в Yomly.
Документи перевернуті з Employee-first на Category-first. Рівні «лише HR», «обов'язкові» і «загальні» розділені на рівні робочих просторів, із рольовим доступом. Окремий архів Leavers зберігає історію звільнень, не захаращуючи активний контур. Понад тисячу мігрованих документів автоматично прив'язані до співробітників через Internal Employee Code. Поля терміну дії паспорта, Emirates ID і контракту тепер живлять оповіщення всередині самого Odoo.
Міграція без компромісів. Імпорт у дев'ять кроків — Management Points, співробітники, контракти, структури окладів, утримання, налаштування відпусток, документи, права доступу, історичні розрахункові листи — переніс із Yomly 300+ співробітників, 200+ контрактів і 1000+ документів без втрати історії. Старі ідентифікатори збережено для аудиту; застарілі поля (Religion, Visa Number, Previous Employment) прибрано за чинною політикою школи.
Впровадженi модулi
Маєте подiбний виклик?
Обговорiмо, як ми можемо досягти схожих результатiв для вашого бiзнесу.