Мiжнароднi школи в ОАЕ - це складнi операцiї. Вони наймають сотнi спiвробiтникiв - викладачiв, адмiнiстрацiю, господарськi служби та допомiжний персонал. Вони мають справу з рiзними нацiональностями, оформленням вiз, житловими та авiаквитковими надбавками, а також розрахунком вихiдної допомоги вiдповiдно до трудового законодавства ОАЕ. Коли до нас звернулася школа з 2000 учнiв та понад 300 спiвробiтникiв, їхнi процеси HR та розрахунку зарплат тримались на таблицях Excel, паперових формах та одному спiвробiтнику, який знав, як усе працює.
Безпосередньою проблемою був розрахунок зарплати. Школа використовувала базове ПЗ для нарахування зарплати, яке не могло впоратися зi складнiстю їхньої структури компенсацiй. Викладачi мали базову зарплату, житлову надбавку, транспортну надбавку, авiаквиткову надбавку (рiзну залежно вiд країни походження) та iнодi знижки на навчання для їхнiх дiтей. Кожен компонент мав рiзнi податковi наслiдки залежно вiд нацiональностi та резидентського статусу працiвника. HR-менеджер витрачав перший тиждень кожного мiсяця на ручне коригування зарплатних записiв у системi, перехресно звiряючись iз таблицями Excel.
Перше, що ми зробили, - це зiставили кожен компонент компенсацiї з модулем розрахунку зарплати Odoo. Ми створили зарплатнi правила для кожного типу надбавки з коректною логiкою розрахунку. Житлова надбавка як вiдсоток вiд базової зарплати. Авiаквиткова надбавка залежно вiд країни походження (згрупованi за рiвнями - GCC, Азiя, Європа, Америки). Вихiдна допомога, що накопичується щомiсяця вiдповiдно до правил 21 та 30 днiв у трудовому законодавствi ОАЕ. Щойно правила були на мiсцi, розрахунок зарплати став процесом на один клiк з кроком перевiрки.
Керування вiдпустками було наступним болючим мiсцем. У школi було 14 рiзних типiв вiдпусток - щорiчна, лiкарняна, декретна, батькiвська, на Хадж, по скорботi, а також кiлька спецiальних типiв, таких як днi професiйного розвитку та днi нагляду за iспитами. Вони вiдстежувалися в спiльнiй Google-таблицi, яка постiйно була застарiлою. Викладачi подавали запити на вiдпустку електронною поштою, керiвник вiддiлу вiдповiдав iз затвердженням, а хтось в HR вручну оновлював таблицю. Запити постiйно губилися.
Ми налаштували модуль вiдсутностi Odoo з усiма 14 типами вiдпусток, кожен зi своїми правилами видiлення, робочим процесом затвердження та графiком накопичення. Щорiчна вiдпустка накопичувалася щомiсяця. Лiкарняна потребувала завантаження медичної довiдки пiсля 2 послiдовних днiв. Днi професiйного розвитку вимагали затвердження як керiвника вiддiлу, так i академiчного директора. Портал самообслуговування дозволяв викладачам бачити свої баланси та подавати запити з телефону, а затверджувачi отримували пуш-сповiщення.
Записи про спiвробiтникiв були розкиданi по рiзних системах. Персональнi данi в однiй системi, iнформацiя про вiзу в папцi на чиємусь робочому столi, сертифiкати про квалiфiкацiю у фiзичнiй картотецi, оцiнки ефективностi у Google Docs. Ми консолiдували все в HR-модулi Odoo з кастомними полями для специфiчних для ОАЕ даних: номер вiзи, термiн дiї вiзи, Emirates ID, номер трудової картки та деталi WPS (Wage Protection System).
Сама функцiя вiдстеження термiну дiї вiз виправдала проект. До Odoo хтось в HR вiв таблицю з датами закiнчення вiз i перевiряв її щотижня. Iнодi вони все ж пропускали поновлення, що призводило до штрафiв. Ми налаштували автоматичнi сповiщення за 90, 60 та 30 днiв до закiнчення, призначенi HR-офiцеру, вiдповiдальному за вiзу цього спiвробiтника. У перший рiк не було пропущено жодного поновлення вiзи.
Рекрутинг здiйснювався через сумiш електронної пошти, порталiв кадрових агенцiй та паперових заявок. Ми впровадили модуль рекрутингу Odoo зi сторiнкою кар'єри на сайтi школи, яка напряму передавала данi в систему. Заявки надходили, тегувалися за вiддiлом та позицiєю, проходили етапи скринiнгу, спiвбесiди та пропозицiї. Школа нарештi побачила метрики на кшталт часу найму та вартостi найму, яких вона нiколи ранiше не вiдстежувала.
Результати пiсля одного академiчного року були значними. Обробка розрахункiв зарплат скоротилася з 5 днiв до 1 дня на мiсяць. Час обробки запитiв на вiдпустку скоротився з 2-3 днiв до того ж дня. Нуль штрафiв за простроченi вiзи проти 3-4 на рiк ранiше. Команда HR з 5 людей виконувала той самий обсяг роботи, який ранiше потребував 7, а двi людини, що звiльнилися, перейшли на ролi залучення персоналу та навчання.
Найбiльшим уроком цього проекту було те, що шкiльнi адмiнiстратори - не традицiйнi користувачi ERP. Вони мислять академiчними роками, а не фiнансовими. Вони мислять у термiнах класiв та вiддiлiв, а не центрiв витрат. Термiнологiя має значення - ми перейменували модулi та пункти меню, щоб вони вiдповiдали тому, як школа насправдi говорить про свою дiяльнiсть. 'Спiвробiтники' стали 'Працiвниками', 'Вiддiли' - 'Секцiями', а звiти групувалися за академiчним, а не календарним роком.
Неочiкуваним виграшем стала можливiсть генерувати звiти для KHDA (регулятор освiти Дубаю) безпосередньо з Odoo. Звiти про квалiфiкацiю персоналу, вiдсоток еміратизацiї, спiввiдношення учнiв та викладачiв - усi данi, якi ранiше компiлювалися вручну для перевiрок. Школа тепер запускає цi звiти на вимогу, що скоротило пiдготовку до перевiрки з тижневої гонки до рутинного завдання.