Studii de caz
The British International School
300+ angajați · școală internațională din Emiratele Arabe Unite · cadre didactice, administrație, suport, LT Substitutes (suplinitori pe termen lung)
Odoo Enterprise 18 pe Odoo.SH (personalizare HRMS în profunzime) · Transformare HRMS — angajați, salarizare, contracte, concedii, documente, integrare bancară — ca parter al viitorului ERP complet
Rezumat executiv
Inainte
Patru platforme deconectate se țineau laolaltă prin reconciliere manuală: Yomly pentru HR, Excel pentru salarii, PandaDoc pentru contracte, Google Forms pentru concedii. Fiecare ciclu de salarizare trecea prin cinci runde de verificare. Peste o mie de documente împrăștiate pe drive-uri, fără nicio urmărire a termenelor. Indemnizația UAE, sfârșitul de serviciu și exporturile către Standard Chartered Bank — totul calculat de mână.
Dupa
- ✓O singură coloană vertebrală ERP în locul Yomly, Excel, PandaDoc, Google Forms și Eteach: o platformă, un model de date, o pistă de audit.
- ✓800+ ore de echipă și 64 de task-uri livrate în 5 luni — 300+ angajați, 200+ contracte și 1000+ documente migrate din Yomly fără pierdere istorică.
- ✓Motor de salarizare cu peste zece tipuri de sporuri și rețineri conforme Emiratelor, export automat al fișierului Standard Chartered Bank, calcul nativ al indemnizației și al proratării.
- ✓Șase module personalizate (65+ fișiere Python) arhitecturate pentru mentenanță; drumul de upgrade Odoo 18 → 19 a fost deja parcurs de probă în timpul implementării.
Provocarea
Departamentul HR al școlii se sprijinea pe patru sisteme separate: Yomly ținea fișele, Excel calcula salariile, PandaDoc se ocupa de contracte, Google Forms aduna concediile. Între ele, doar reconciliere manuală. Fiecare ciclu de salarizare cerea cinci runde de verificări încrucișate înainte ca cifrelor să li se poată da crezare. Indemnizația de sfârșit de serviciu conform dreptului muncii emiratez și exporturile către Standard Chartered Bank se calculau de mână.
Patru platforme pentru un singur ciclu de viață al angajatului. Yomly, Excel, PandaDoc, Google Forms și Eteach se țineau laolaltă prin reintroducerea datelor. Școala nu avea nici măcar un răspuns unic la întrebarea cea mai simplă: „cine lucrează aici chiar acum?“. Fiecare închidere de lună costa finanțele o săptămână de reconcilieri.
Salarizare la nivelul unei școli internaționale în Emirate. O duzină bună de tipuri de sporuri (Management Points, cazare, creșă, zboruri, educație, telefon, uniformă, Leaders in Learning, transport, relocare), indemnizație de sfârșit de serviciu conform legislației emirateze, part-time în FTE pentru cadre didactice și logică orară pentru personalul administrativ, runde de salarizare în afara ciclului pentru cei care se alătură la mijlocul lunii și exporturi Standard Chartered Bank cu format de coloane strict. Excel încetase să fie o unealtă — devenise un risc.
Ciclul de viață al cadrelor expatriate. Peste două sute de contracte active pe durată determinată, vize familiale, asigurare medicală pentru persoanele aflate în întreținere și semnături digitale prin fusuri orare diferite. Schițele de contract călătoreau din Word în PDF, de acolo în PandaDoc, apoi în lanțuri de e-mailuri — iar dacă pe drum se schimba o singură clauză, pista de audit se rupea fără niciun semnal.
Concedii sub două calendare. Weekenduri emirateze, calendar școlar, sărbători naționale și tipuri de concediu numărate fie în zile calendaristice (cu tot cu weekend), fie în zile lucrătoare, în funcție de politică. Yomly nu știa să deosebească cele două moduri, așa că HR ținea un tabel aparte pentru fiecare tip de concediu.
Proliferare documentară și orbire față de termene. Peste o mie de documente ale angajaților — pașapoarte, Emirates ID, vize, calificări — răspândite prin drive-uri partajate, căsuțe de e-mail și exporturi Yomly. Urmărirea termenelor se făcea de mână; fisurile de conformitate ieșeau la iveală doar din întâmplare.
Solutia
Fișa angajatului, rescrisă pentru un colectiv internațional. Câmpuri First/Middle/Last separate — din rațiuni de conformitate cu vizele, suport pentru nume în arabă, clasificare Employee Group (Faculty / Staff / Administrator / LT Substitute / Consultant) care guvernează deopotrivă interfața și regulile de salarizare. Dublă numerotare: cod Odoo automat și vechiul Internal Employee Code din Yomly, păstrat din grija pentru continuitatea auditului. Urmărire a termenelor pașaportului și ale Emirates ID cu alerte. Family Wizard înregistrează soțul/soția și copiii în sub un minut și se sincronizează bidirecțional cu modulul Contacte.
Motor de salarizare calibrat pe dreptul muncii emiratez. Modulul de fluturaș (20 de fișiere) și modulul Management Points (10 fișiere) oferă structura salarială completă cu peste zece reguli de sporuri și rețineri: Management Points digitalizate, cu bonusuri care expiră la sfârșit de semestru; beneficii configurabile la nivel de contract care ajung direct pe fluturaș; part-time în FTE pentru cadre didactice, orar pentru suport; calcul proporțional pentru cei care schimbă poziția la mijlocul lunii; runde în afara ciclului pentru contracte atipice; indemnizație de sfârșit de serviciu conform regulilor emirateze; și export nativ al fișierului Standard Chartered Bank cu separare BANK/CASH pe foi Excel distincte — exact în formatul de care are nevoie departamentul financiar.
Contracte pe Odoo Sign. PDF de contract bazat pe șablon, semnătură electronică Odoo Sign în locul PandaDoc, trimitere în masă pentru reînnoiri cu urmărirea statusului de livrare, cascadă Exit Date: o singură acțiune — iar data plecării se propagă de la fișa angajatului prin toate contractele active până la reținerile din salariu. Poziția, departamentul, e-mailul și mobilul se sincronizează din contract înapoi în fișa angajatului (doar citire), ca înregistrările să nu se deseze.
Concedii cu logica celor două calendare. 56+ de ore de dezvoltare s-au dus în calculul configurabil în zile calendaristice sau lucrătoare pentru fiecare tip de concediu, fluxuri de aprobare pe mai multe niveluri, sold în timp real direct în vizualizarea salarizării angajatului și proporționare corectă a concediului fără plată față de salariul cu normă întreagă — corectare liniștită a unui caz limită care sub Yomly producea de ani buni erori invizibile.
Documente, inversate de la Employee-first la Category-first. Nivelurile „doar HR“, „obligatorii“ și „generale“ sunt separate la nivel de workspace-uri, cu acces pe rol. O arhivă Leavers distinctă păstrează istoricul plecărilor fără a aglomera perimetrul activ. Peste o mie de documente migrate sunt legate automat de angajați prin Internal Employee Code. Câmpurile de expirare pentru pașaport, Emirates ID și contract alimentează acum alertele chiar în interiorul Odoo.
Migrare fără compromisuri. O secvență de import în nouă pași — Management Points, angajați, contracte, structuri salariale, rețineri, configurare concedii, documente, drepturi de acces, fluturași istorici — a mutat din Yomly 300+ angajați, 200+ contracte și 1000+ documente fără pierdere istorică. Identificatori moșteniți păstrați pentru audit; câmpuri depășite (Religion, Visa Number, Previous Employment) eliminate potrivit politicii actuale a școlii.
Module implementate
Aveti o provocare similara?
Sa discutam cum putem obtine rezultate similare pentru afacerea dvs.