Scolile internationale din EAU sunt operatiuni complexe. Angajeaza sute de persoane in predare, administratie, intretinere si roluri de suport. Gestioneaza mai multe nationalitati, procesare de vize, indemnizatii de cazare, indemnizatii de zbor si calcule de indemnizatie de sfarsit de serviciu care urmeaza legislatia muncii din EAU. Cand o scoala cu 2.000 de elevi si peste 300 de angajati ne-a abordat, procesele lor de HR si salarizare erau tinute impreuna de foi de calcul, formulare pe hartie si o singura persoana care stia cum functiona totul.
Problema imediata era salarizarea. Scoala folosea un software de salarizare de baza care nu putea gestiona complexitatea structurii lor de compensatii. Profesorii aveau salariu de baza, indemnizatie de cazare, indemnizatie de transport, indemnizatie de zbor (variind in functie de tara de origine) si uneori reduceri la taxele scolare pentru copiii lor. Fiecare componenta avea implicatii fiscale diferite in functie de nationalitatea si statutul de rezidenta al angajatului. Managerul HR petrecea prima saptamana din fiecare luna ajustand manual intrarile de salarizare in sistem, facand referinte incrucisate cu foi Excel.
Primul lucru pe care l-am facut a fost sa mapam fiecare componenta de compensatie in modulul de salarizare Odoo. Am creat reguli salariale pentru fiecare tip de indemnizatie cu logica de calcul corecta. Indemnizatia de cazare ca procent din salariul de baza. Indemnizatia de zbor in functie de tara de origine (grupate in niveluri - CCG, Asia, Europa, Americile). Indemnizatia de sfarsit de serviciu acumulandu-se lunar conform regulilor de 21 zile si 30 zile din legislatia muncii din EAU. Odata ce regulile au fost puse in aplicare, salarizarea a devenit un proces cu un singur click cu un pas de revizuire.
Gestionarea concediilor a fost urmatorul punct dureros. Scoala avea 14 tipuri diferite de concedii - concediu anual, concediu medical, concediu de maternitate, concediu de paternitate, concediu pentru Hajj, concediu compasionat si mai multe tipuri specifice scolii, cum ar fi zilele de dezvoltare profesionala si zilele de supraveghere a examenelor. Acestea erau urmarite intr-un Google Sheet partajat care era permanent neactualizat. Profesorii trimiteau cereri de concediu prin e-mail, seful de departament raspundea cu aprobarea, iar cineva din HR actualiza manual foaia. Cererile cadeau constant in fisuri.
Am configurat modulul de concedii Odoo cu toate cele 14 tipuri de concedii, fiecare cu propriile reguli de alocare, flux de aprobare si program de acumulare. Concediul anual se acumula lunar. Concediul medical necesita incarcarea unui certificat medical dupa 2 zile consecutive. Zilele de dezvoltare profesionala aveau nevoie atat de aprobarea sefului de departament, cat si de a directorului academic. Portalul cu autoservire a insemnat ca profesorii puteau vedea soldurile si trimite cereri de pe telefon, iar aprobatorii primeau notificari push.
Inregistrarile angajatilor erau imprastiate pe mai multe sisteme. Detalii personale intr-un sistem, informatii despre viza intr-un folder pe desktop-ul cuiva, certificate de calificare intr-un dulap fizic de arhivare, evaluari de performanta in Google Docs. Am consolidat totul in modulul HR Odoo cu campuri personalizate pentru date specifice EAU: numar de viza, expirarea vizei, Emirates ID, numar de permis de munca si detalii WPS (Wage Protection System).
Doar urmarirea expirarii vizelor a justificat proiectul. Inainte de Odoo, cineva din HR mentinea o foaie de calcul cu datele de expirare a vizelor si o verifica saptamanal. Totusi, ratau ocazional reinnoiri, rezultand in amenzi. Am configurat alerte automate la 90, 60 si 30 de zile inainte de expirare, atribuite ofiterului HR responsabil de viza acelui angajat. In primul an, zero reinnoiri de vize au fost ratate.
Recrutarea era gestionata printr-un amestec de e-mail, portaluri ale agentiilor de recrutare si aplicatii pe hartie. Am implementat modulul de recrutare Odoo cu o pagina de cariere pe site-ul web al scolii care alimenta direct sistemul. Aplicatiile intrau, erau etichetate in functie de departament si pozitie, treceau prin etapele de screening, interviu si oferta. Scoala putea vedea in sfarsit metrici precum timpul pana la angajare si costul per angajare, pe care nu le urmarise niciodata inainte.
Rezultatele dupa un an academic au fost semnificative. Procesarea salarizarii a trecut de la 5 zile la 1 zi pe luna. Timpul de procesare a cererilor de concediu a scazut de la 2-3 zile la aceeasi zi. Zero amenzi pentru expirarea vizelor fata de 3-4 pe an anterior. Echipa HR de 5 persoane gestiona aceeasi volum de munca care anterior necesita 7, iar cele doua persoane eliberate s-au mutat in roluri de implicare a angajatilor si instruire.
Cea mai mare lectie din acest proiect a fost ca administratorii scolari nu sunt utilizatori traditionali de ERP. Ei gandesc in ani academici, nu in ani fiscali. Gandesc in termeni de sectiuni si departamente, nu de centre de cost. Terminologia conteaza - am reetichetat modulele si elementele de meniu pentru a se potrivi modului in care scoala vorbeste de fapt despre operatiunile lor. 'Angajatii' au devenit 'Membrii personalului', 'Departamentele' au devenit 'Sectiuni', iar rapoartele au fost grupate dupa anul academic in loc de anul calendaristic.
O victorie neasteptata a fost capacitatea de a genera rapoarte pentru KHDA (autoritatea de reglementare a educatiei din Dubai) direct din Odoo. Rapoarte de calificare a personalului, procentaje de emiratizare, rapoarte elev-profesor - toate datele care anterior erau compilate manual pentru inspectii. Scoala ruleaza acum aceste rapoarte la cerere, ceea ce a redus pregatirea inspectiei de la o goana de o saptamana la o sarcina de rutina.