Realizacje
The British International School
300+ pracowników · międzynarodowa szkoła w ZEA · kadra pedagogiczna, administracja, wsparcie, LT Substitutes (zastępstwa długoterminowe)
Odoo Enterprise 18 na Odoo.SH (głęboka kastomizacja HRMS) · Transformacja HRMS — pracownicy, płace, umowy, urlopy, dokumenty, integracja bankowa — jako parter przyszłego pełnego ERP
Podsumowanie zarządcze
Przed
Cztery niepołączone platformy trzymały się przez ręczne uzgodnienia: Yomly w HR, Excel w płacach, PandaDoc w umowach, Google Forms w urlopach. Każdy cykl płacowy przechodził pięć rund weryfikacji. Ponad tysiąc dokumentów rozrzuconych po dyskach, bez śledzenia terminów. Odprawa ZEA, end-of-service i eksporty do Standard Chartered Bank — wszystko liczone ręcznie.
Po
- ✓Jeden kręgosłup ERP w miejsce Yomly, Excel, PandaDoc, Google Forms i Eteach: jedna platforma, jeden model danych, jeden ślad audytowy.
- ✓800+ godzin pracy zespołu i 64 zadań dostarczonych w 5 miesięcy — 300+ pracowników, 200+ umów i 1000+ dokumentów zmigrowanych z Yomly bez utraty historii.
- ✓Silnik płacowy z kilkunastoma typami dodatków i potrąceń zgodnych z ZEA, automatyczny eksport pliku Standard Chartered Bank, natywne liczenie odprawy i proporcjonalności.
- ✓Sześć modułów custom (65+ plików Python) zaprojektowanych pod utrzymanie; ścieżka upgrade'u Odoo 18 → 19 została już przetestowana w trakcie samego wdrożenia.
Wyzwanie
Dział kadr szkoły balansował na czterech osobnych systemach: Yomly prowadził ewidencję, Excel liczył płace, PandaDoc odpowiadał za umowy, Google Forms zbierał urlopy. Między nimi — tylko ręczne uzgodnienia. Każdy cykl płacowy wymagał pięciu rund międzysystemowej weryfikacji, zanim można było zaufać liczbom. Odprawę końcową według prawa pracy ZEA i eksporty do Standard Chartered Bank liczono ręcznie.
Cztery platformy na jeden cykl życia pracownika. Yomly, Excel, PandaDoc, Google Forms i Eteach trzymały się kupy przez powtórne wprowadzanie danych. Szkoła nie miała nawet jednej spójnej odpowiedzi na najprostsze pytanie — „kto obecnie tu pracuje?“. Każde zamknięcie miesiąca kosztowało finanse tydzień uzgodnień.
Płace na poziomie międzynarodowej szkoły w ZEA. Dobry tuzin typów dodatków (Management Points, mieszkanie, żłobek, loty, edukacja, telefon, mundur, Leaders in Learning, transport, relokacja), odprawa końcowa według prawa pracy ZEA, niepełny wymiar w FTE dla nauczycieli i logika godzinowa dla obsługi administracyjnej, nieregulaminowe cykle płacowe dla tych, którzy dołączają w połowie miesiąca, oraz eksporty do Standard Chartered Bank ze ścisłym formatem kolumn. Excel przestał być narzędziem — stał się ryzykiem.
Cykl życia kadry ekspata. Ponad dwieście aktywnych umów na czas określony, wizy dla rodzin, ubezpieczenie zdrowotne dla osób na utrzymaniu i podpisy cyfrowe między strefami czasowymi. Projekty umów wędrowały z Worda do PDF-a, stamtąd do PandaDoc, potem do łańcuszków maili — i jeśli po drodze zmieniała się choć jedna klauzula, ślad audytowy pękał bez dźwięku.
Urlopy pod dwoma kalendarzami. Weekendy ZEA, kalendarz szkolny, święta państwowe oraz typy nieobecności liczone albo w dniach kalendarzowych (z weekendami), albo w dniach roboczych — w zależności od polityki. Yomly nie potrafił tych trybów rozróżnić, więc HR prowadził osobny arkusz dla każdego typu urlopu.
Rozlewisko dokumentów i ślepota na terminy. Ponad tysiąc dokumentów pracowników — paszporty, Emirates ID, wizy, dyplomy — rozrzucone po dyskach wspólnych, skrzynkach pocztowych i eksportach z Yomly. Śledzenie terminów odbywało się ręcznie; luki w compliance wypływały tylko przez przypadek.
Rozwiązanie
Kartoteka pracownika, napisana od nowa pod międzynarodową kadrę. Oddzielne pola First/Middle/Last — z uwagi na zgodność wizową, wsparcie dla imion arabskich, klasyfikacja Employee Group (Faculty / Staff / Administrator / LT Substitute / Consultant), która rządzi zarazem interfejsem i regułami naliczania wynagrodzenia. Podwójne kodowanie: automatyczny kod Odoo oraz stary Internal Employee Code z Yomly, zachowany ze względu na ciągłość audytu. Monitoring terminów paszportu i Emirates ID wraz z alertami. Family Wizard wprowadza małżonka i dzieci w mniej niż minutę i dwukierunkowo synchronizuje się z modułem Kontakty.
Silnik płacowy skalibrowany na prawo pracy ZEA. Moduł paska płacowego (20 plików) i moduł Management Points (10 plików) dają pełną strukturę wynagrodzeń z kilkunastoma regułami dodatków i potrąceń: zdigitalizowane Management Points z bonusami, które same wygasają na koniec semestru; konfigurowalne na poziomie umowy benefity trafiające wprost na pasek; FTE dla nauczycieli, godzinowo dla wsparcia; obliczenia proporcjonalne dla tych, którzy zmieniają stanowisko w połowie miesiąca; nieregulaminowe cykle dla nietypowych umów; odprawa końcowa zgodna z normami ZEA; oraz natywny eksport pliku Standard Chartered Bank z rozdziałem BANK/CASH na osobne arkusze Excel — dokładnie w formacie, którego potrzebuje dział finansowy.
Umowy na Odoo Sign. Szablonowy PDF umowy, podpis elektroniczny Odoo Sign w miejsce PandaDoc, masowa wysyłka na odnowienia ze śledzeniem statusu doręczenia, kaskada Exit Date: jedno kliknięcie — i data odejścia propaguje się z karty pracownika przez wszystkie aktywne umowy aż do potrąceń z wynagrodzenia. Stanowisko, dział, e-mail i telefon komórkowy synchronizują się z umowy z powrotem do karty pracownika (tylko do odczytu), żeby rekordy się nie rozjeżdżały.
Urlopy z logiką dwóch kalendarzy. 56+ godzin rozwoju poszło na konfigurowalne liczenie w dniach kalendarzowych lub roboczych dla każdego typu urlopu, wielopoziomowe zatwierdzanie, saldo w czasie rzeczywistym bezpośrednio w widoku płacowym pracownika oraz poprawne proporcjonalne liczenie urlopu bezpłatnego od pełnego etatu — ciche poprawienie przypadku brzegowego, który pod Yomly przez lata produkował niewidoczne błędy.
Dokumenty odwrócone z Employee-first na Category-first. Poziomy „tylko HR“, „obowiązkowe“ i „ogólne“ rozdzielone na poziomie przestrzeni roboczych, z dostępem rolowym. Osobne archiwum Leavers przechowuje historię odejść, nie zaśmiecając bieżącego obiegu. Ponad tysiąc zmigrowanych dokumentów automatycznie przypisanych do pracowników przez Internal Employee Code. Pola terminu ważności paszportu, Emirates ID i umowy zasilają teraz powiadomienia wewnątrz samego Odoo.
Migracja bez pójścia na skróty. Dziewięciokrokowa sekwencja importu — Management Points, pracownicy, umowy, struktury wynagrodzeń, potrącenia, konfiguracja urlopów, dokumenty, uprawnienia, historyczne paski — przeniosła z Yomly 300+ pracowników, 200+ umów i 1000+ dokumentów bez utraty historii. Stare identyfikatory zachowano dla audytu; nieaktualne pola (Religion, Visa Number, Previous Employment) usunięto zgodnie z obecną polityką szkoły.
Wdrożone moduły
Masz podobne wyzwanie?
Porozmawiajmy o tym, jak możemy osiągnąć podobne rezultaty dla Twojej firmy.