Międzynarodowe szkoły w ZEA to złożone operacje. Zatrudniają setki pracowników - nauczycieli, administrację, obsługę techniczną i wsparcie. Mają do czynienia z wieloma narodowościami, procesowaniem wiz, dodatkami mieszkaniowymi, dodatkami lotniczymi oraz obliczeniami odpraw zgodnie z prawem pracy ZEA. Gdy zgłosiła się do nas szkoła z 2000 uczniów i ponad 300 pracownikami, ich procesy HR i payroll trzymały się kupy dzięki arkuszom kalkulacyjnym, papierowym formularzom i jednej osobie, która wiedziała, jak wszystko działa.
Bezpośrednim problemem był payroll. Szkoła korzystała z podstawowego oprogramowania płacowego, które nie radziło sobie ze złożonością ich struktury wynagrodzeń. Nauczyciele mieli pensję podstawową, dodatek mieszkaniowy, dodatek transportowy, dodatek lotniczy (różny w zależności od kraju pochodzenia), a czasem zniżki na czesne dla swoich dzieci. Każdy składnik miał różne implikacje podatkowe w zależności od narodowości i statusu rezydencji pracownika. Kierownik HR spędzał pierwszy tydzień każdego miesiąca, ręcznie dostosowując wpisy płacowe w systemie, porównując z arkuszami Excel.
Pierwszą rzeczą, którą zrobiliśmy, było zmapowanie każdego składnika wynagrodzenia w module płacowym Odoo. Stworzyliśmy reguły wynagrodzeń dla każdego typu dodatku z poprawną logiką obliczeniową. Dodatek mieszkaniowy jako procent pensji podstawowej. Dodatek lotniczy w zależności od kraju pochodzenia (pogrupowany w tiery - GCC, Azja, Europa, Ameryki). Odprawa naliczana miesięcznie zgodnie z zasadami 21-dniowymi i 30-dniowymi prawa pracy ZEA. Gdy reguły były na miejscu, payroll stał się procesem jednego kliknięcia z krokiem weryfikacji.
Zarządzanie urlopami było kolejnym bolesnym punktem. Szkoła miała 14 różnych typów urlopów - urlop wypoczynkowy, chorobowy, macierzyński, ojcowski, hadżdż, okolicznościowy oraz kilka typów specyficznych dla szkoły, takich jak dni rozwoju zawodowego i dni nadzoru egzaminacyjnego. Były one śledzone we współdzielonym arkuszu Google, który był stale nieaktualny. Nauczyciele wysyłali wnioski urlopowe e-mailem, kierownik działu odpowiadał zatwierdzeniem, a ktoś w HR ręcznie aktualizował arkusz. Wnioski ciągle znikały w natłoku.
Skonfigurowaliśmy moduł nieobecności Odoo z wszystkimi 14 typami urlopów, każdy z własnymi regułami alokacji, przepływem zatwierdzania i harmonogramem naliczania. Urlop wypoczynkowy naliczany miesięcznie. Urlop chorobowy wymagał przesłania zaświadczenia lekarskiego po 2 kolejnych dniach. Dni rozwoju zawodowego wymagały zatwierdzenia zarówno kierownika działu, jak i dyrektora akademickiego. Portal samoobsługowy oznaczał, że nauczyciele mogli sprawdzić swoje salda i składać wnioski z telefonu, a osoby zatwierdzające otrzymywały powiadomienia push.
Rekordy pracowników były rozproszone między wieloma systemami. Dane osobowe w jednym systemie, informacje wizowe w folderze na czyimś pulpicie, certyfikaty kwalifikacji w fizycznej szafie z dokumentami, oceny pracownicze w Google Docs. Skonsolidowaliśmy wszystko w module HR Odoo z niestandardowymi polami dla danych specyficznych dla ZEA: numer wizy, data wygaśnięcia wizy, Emirates ID, numer labor card oraz dane WPS (Wage Protection System).
Samo śledzenie wygasania wiz uzasadniło projekt. Przed Odoo ktoś w HR prowadził arkusz kalkulacyjny z datami wygaśnięcia wiz i sprawdzał go co tydzień. Mimo to od czasu do czasu umykały im odnowienia, skutkując grzywnami. Skonfigurowaliśmy automatyczne alerty na 90, 60 i 30 dni przed wygaśnięciem, przypisane do pracownika HR odpowiedzialnego za wizę danego pracownika. W pierwszym roku nie przegapiono żadnego odnowienia wizy.
Rekrutacja była obsługiwana poprzez miks e-maili, portali agencji rekrutacyjnych i papierowych aplikacji. Wdrożyliśmy moduł rekrutacyjny Odoo ze stroną karier na witrynie szkoły wpływającą bezpośrednio do systemu. Aplikacje spływały, były oznaczane działem i stanowiskiem, przechodziły przez etapy selekcji, rozmów kwalifikacyjnych i ofert. Szkoła mogła wreszcie widzieć metryki takie jak czas do zatrudnienia i koszt zatrudnienia, których wcześniej nigdy nie śledziła.
Wyniki po jednym roku akademickim były znaczące. Przetwarzanie payroll skróciło się z 5 dni do 1 dnia miesięcznie. Czas przetwarzania wniosków urlopowych spadł z 2-3 dni do tego samego dnia. Zero grzywien za wygasłe wizy w porównaniu do 3-4 rocznie wcześniej. Pięcioosobowy zespół HR obsługiwał ten sam wolumen pracy, który wcześniej wymagał 7 osób, a dwie uwolnione osoby przeszły do ról związanych z zaangażowaniem pracowników i szkoleniami.
Największą lekcją z tego projektu było to, że administratorzy szkół nie są tradycyjnymi użytkownikami ERP. Myślą w kategoriach lat akademickich, a nie fiskalnych. Myślą w kategoriach sekcji i działów, a nie centrów kosztów. Terminologia ma znaczenie - przemianowaliśmy moduły i pozycje menu, aby pasowały do sposobu, w jaki szkoła faktycznie mówi o swoich operacjach. „Pracownicy” stali się „członkami personelu”, „działy” stały się „sekcjami”, a raporty były grupowane według roku akademickiego, a nie kalendarzowego.
Nieoczekiwaną wygraną była możliwość generowania raportów dla KHDA (regulatora edukacji w Dubaju) bezpośrednio z Odoo. Raporty kwalifikacji personelu, procent zatrudnienia Emiratczyków, stosunek uczniów do nauczycieli - wszystkie dane, które wcześniej były kompilowane ręcznie do inspekcji. Szkoła uruchamia teraz te raporty na żądanie, co skróciło przygotowania do inspekcji z tygodniowego szaleństwa do rutynowego zadania.