Producent karmy dla zwierząt z regionu GCC zgłosił się do nas z prostym problemem: ich cykl produkcyjny od zamówienia do dostawy trwał 12 tygodni. W branży, gdzie detaliści oczekują terminów realizacji 2-4 tygodni, tracili kontrakty na rzecz konkurencji. Wiedzieli, że problem jest operacyjny, nie wynika z mocy produkcyjnych - ich fabryka fizycznie mogła wyprodukować dany wolumen. Wąskim gardłem było planowanie, zaopatrzenie i koordynacja.
Zaczęliśmy od dwutygodniowej fazy discovery, mapując cały ich proces od zamówienia do dostawy. To, co znaleźliśmy, było typowe dla średnich producentów, którzy wyrośli ze swoich systemów. Zamówienia sprzedaży przychodziły e-mailem i były wprowadzane do podstawowego systemu księgowego. Kierownik produkcji prowadził arkusz planistyczny, który aktualizował co tydzień. Zaopatrzenie w surowce było uruchamiane ręcznie, gdy ktoś zauważył, że zapasy są niskie. Kontrole jakości były wykonywane na papierowych formularzach, które były archiwizowane w segregatorach i nigdy nie analizowane.
12-tygodniowy cykl rozkładał się tak: 1-2 tygodnie na potwierdzenie zamówienia przez zespół sprzedaży i sprawdzenie, czy mogą je zrealizować. 3-4 tygodnie na zaopatrzenie w surowce, ponieważ zamawiali reaktywnie. 2-3 tygodnie na harmonogramowanie produkcji, ponieważ planista nie miał wglądu w bieżącą moc maszyn ani dostępność materiałów. 1-2 tygodnie na testy jakości i zatwierdzenia. 1 tydzień na pakowanie i wysyłkę. Większość z tych opóźnień to luki informacyjne, a nie fizyczne ograniczenia.
Wdrożyliśmy Odoo 17 Enterprise z modułami Manufacturing, Purchase, Inventory, Quality i Sales. Wdrożenie zajęło 10 tygodni, co obejmowało migrację danych ze starego systemu księgowego, konfigurację BOM dla 45 wariantów produktów oraz szkolenie użytkowników. Oto co zmieniło się na każdym etapie.
Dla zaopatrzenia ustawiliśmy reguły ponownego zamawiania na każdym surowcu z minimalnymi poziomami zapasów w oparciu o 90 dni historycznych danych o zużyciu. Gdy zapas osiąga minimum, Odoo automatycznie tworzy projekt zamówienia zakupu u preferowanego dostawcy z właściwą ilością. Kierownik zaopatrzenia przegląda i potwierdza - nie musi niczego obliczać. Czasy realizacji dla każdego dostawcy są śledzone w systemie, więc Odoo uwzględnia fakt, że składnik A zajmuje 5 dni od dostawcy X, a składnik B 15 dni od dostawcy Y.
Planowanie produkcji przeniosło się z arkusza kalkulacyjnego do modułu MRP Odoo z gniazdami roboczymi reprezentującymi ich trzy linie produkcyjne. Lista materiałowa każdego produktu obejmuje operacje routingu z oczekiwanymi czasami trwania. Gdy tworzone jest zlecenie produkcyjne, Odoo sprawdza dostępność materiałów i harmonogramuje je na odpowiednim gnieździe roboczym. Kierownik produkcji widzi wykres Gantta kolejnych 4 tygodni zamiast arkusza, który musi mentalnie dekodować. Jeśli brakuje materiału, wie o tym natychmiast, a nie dopiero gdy produkcja ma się zacząć.
Kontrola jakości została całkowicie zrestrukturyzowana. Zdefiniowaliśmy punkty kontroli jakości na trzech etapach: surowce przychodzące, w trakcie procesu podczas mieszania i ekstruzji oraz produkt końcowy przed pakowaniem. Każdy punkt kontroli ma konkretne testy z kryteriami pass/fail - zawartość wilgoci w zakresie, procent białka, rozmiar granulki, integralność uszczelnienia opakowania. Operatorzy zapisują wyniki na tabletach na hali produkcyjnej. Jeśli kontrola nie przejdzie, system blokuje następny krok, dopóki menedżer jakości nie przejrzy i nie zdecyduje o reworku lub utylizacji.
Dane jakościowe, które zaczęliśmy zbierać, ujawniły coś, czego klient nie wiedział: 23% surowców przychodzących od jednego dostawcy konsekwentnie nie przechodziło testów zawartości wilgoci. Powodowało to rework w produkcji i było ukrytym czynnikiem wydłużającym czas cyklu. Zmienili dostawcę tego składnika, co samo w sobie wyeliminowało około tygodnia opóźnień.
Wyniki po 6 miesiącach działania na Odoo były dramatyczne. Cykl od zamówienia do dostawy spadł z 12 tygodni do 2 tygodni dla standardowych produktów i 3 tygodni dla niestandardowych formulacji. Braki surowców, które wcześniej zdarzały się 2-3 razy w miesiącu, spadły do zera w ostatnim kwartale. Przepustowość produkcji wzrosła o 30% na tym samym sprzęcie, ponieważ harmonogramowanie zostało zoptymalizowane, a rework zmalał.
Wpływ finansowy był znaczący. Firma odzyskała dwa kontrakty detaliczne, które straciła z powodu długich terminów realizacji, warte w przybliżeniu 180 tys. USD w rocznych przychodach. Koszty utrzymania zapasów spadły o 40%, ponieważ nie musieli już w panice zamawiać dużych ilości materiałów. Poprawa jakości zmniejszyła marnotrawstwo o około 15%, co w operacji produkcyjnej z cienkimi marżami jest znaczące.
Koszt wdrożenia wyniósł około 35 tys. USD, wliczając licencje, customizację, migrację danych i szkolenia. Klient oszacował zwrot z inwestycji w ciągu 4 miesięcy wyłącznie na podstawie odzyskanych kontraktów, nie licząc oszczędności operacyjnych. Tak wygląda dobrze zdefiniowane wdrożenie ERP w produkcji - nie chodzi o funkcje oprogramowania, lecz o naprawienie przepływu informacji, który powoduje operacyjne wąskie gardło.