Casi Studio
The British International School
300+ dipendenti · scuola internazionale negli Emirati Arabi Uniti · corpo docente, amministrazione, supporto, LT Substitutes (supplenti di lunga durata)
Odoo Enterprise 18 su Odoo.SH (personalizzazione HRMS profonda) · Trasformazione HRMS — dipendenti, paga, contratti, ferie, documenti, integrazione bancaria — come piano terra del futuro ERP completo
Sintesi Esecutiva
Prima
Quattro piattaforme scollegate reggevano per riconciliazione manuale: Yomly in HR, Excel in paga, PandaDoc sui contratti, Google Forms sulle ferie. Ogni ciclo paga passava per cinque giri di verifica. Oltre mille documenti sparsi sui dischi, nessun monitoraggio delle scadenze. Indennità emiratina, fine servizio ed export per Standard Chartered Bank — tutto calcolato a mano.
Dopo
- ✓Un'unica spina dorsale ERP al posto di Yomly, Excel, PandaDoc, Google Forms ed Eteach: una piattaforma, un modello dati, una pista di audit.
- ✓800+ ore di team e 64 task consegnati in 5 mesi — 300+ dipendenti, 200+ contratti e 1000+ documenti migrati da Yomly senza perdita storica.
- ✓Motore paga con oltre dieci tipologie di indennità e trattenute conformi agli Emirati, export automatico del file Standard Chartered Bank, calcolo nativo dell'indennità di fine servizio e del proporzionamento.
- ✓Sei moduli custom (65+ file Python) progettati per la manutenzione; il percorso di upgrade Odoo 18 → 19 è già stato collaudato durante l'implementazione stessa.
La Sfida
Le risorse umane della scuola stavano in equilibrio su quattro sistemi distinti: Yomly teneva le anagrafiche, Excel calcolava la paga, PandaDoc si occupava dei contratti, Google Forms raccoglieva le ferie. Fra loro, solo riconciliazione manuale. Ogni ciclo paga richiedeva cinque giri di verifica incrociata prima che ai numeri si potesse credere. L'indennità di fine servizio secondo il diritto del lavoro emiratino e i file per Standard Chartered Bank si calcolavano a mano.
Quattro piattaforme per un unico ciclo di vita del dipendente. Yomly, Excel, PandaDoc, Google Forms ed Eteach reggevano a forza di reinserimenti. La scuola non aveva nemmeno una risposta univoca alla domanda più elementare: «chi lavora qui adesso?». Ogni chiusura di mese costava alla finanza una settimana di riconciliazioni.
Paga al livello di una scuola internazionale negli Emirati. Una decina abbondante di tipologie di indennità (Management Points, alloggio, asilo, voli, istruzione, telefono, divisa, Leaders in Learning, trasporto, trasferimento), indennità di fine servizio secondo la normativa emiratina, part-time in FTE per i docenti e logica oraria per l'amministrazione, cicli paga fuori programma per chi entra a metà mese, ed export verso Standard Chartered Bank con colonne dal formato rigoroso. Excel non era più uno strumento: era diventato un rischio.
Ciclo di vita dei docenti expat. Oltre duecento contratti attivi a tempo determinato, visti familiari, copertura sanitaria per i familiari a carico e firme digitali attraverso fusi orari diversi. Le bozze di contratto viaggiavano da Word al PDF, da lì a PandaDoc, poi in catene di e-mail — e se lungo la strada cambiava una clausola, la pista di audit si spezzava senza un rumore.
Ferie sotto due calendari. Weekend emiratino, calendario scolastico, festività e tipi di assenza contati in giorni di calendario (weekend inclusi) oppure in giorni lavorativi a seconda della policy. Yomly non distingueva fra le due modalità, così HR teneva un foglio a parte per ogni tipo di ferie.
Dispersione documentale e cecità sulle scadenze. Oltre mille documenti dei dipendenti — passaporti, Emirates ID, visti, titoli — sparsi fra dischi condivisi, caselle di posta ed export di Yomly. Il monitoraggio delle scadenze era manuale; le crepe di compliance emergevano solo se qualcuno le intercettava per caso.
La Soluzione
Scheda dipendente, riscritta per un corpo docente internazionale. Campi First/Middle/Last separati — per la conformità dei visti, supporto per i nomi in arabo, classificazione Employee Group (Faculty / Staff / Administrator / LT Substitute / Consultant) che governa sia l'interfaccia sia le regole della paga. Doppia numerazione: codice Odoo automatico e vecchio Internal Employee Code ereditato da Yomly, conservato in nome della continuità dell'audit. Monitoraggio delle scadenze di passaporto ed Emirates ID con avvisi. Il Family Wizard registra coniuge e figli in meno di un minuto e si sincronizza in entrambi i sensi col modulo Contatti.
Motore paga calibrato sul diritto del lavoro emiratino. Il modulo cedolino (20 file) e il modulo Management Points (10 file) consegnano la struttura salariale completa con oltre dieci regole di indennità e trattenute: Management Points digitalizzati con bonus che scadono alla fine del semestre; benefit configurabili a livello di contratto che cadono direttamente sul cedolino; part-time in FTE per i docenti, oraria per il supporto; calcolo proporzionale per chi cambia posizione a metà mese; cicli fuori programma per i contratti atipici; indennità di fine servizio conforme alle regole emiratine; ed export nativo del file Standard Chartered Bank con separazione BANK/CASH in fogli Excel distinti — esattamente nel formato che serve alla finanza.
Contratti su Odoo Sign. PDF di contratto basato su template, firma elettronica Odoo Sign al posto di PandaDoc, invio massivo per i rinnovi con tracciamento dello stato di consegna, cascata di Exit Date: una sola azione — e la data di uscita si propaga dalla scheda dipendente a tutti i contratti attivi fino alle trattenute in busta paga. Posizione, reparto, e-mail e cellulare si sincronizzano dal contratto alla scheda dipendente (sola lettura), così i record non si allontanano.
Ferie con logica a doppio calendario. 56+ ore di sviluppo sono andate nel calcolo configurabile in giorni di calendario o lavorativi per ogni tipo di ferie, approvazioni multilivello, saldo in tempo reale direttamente nella vista paga del dipendente e proporzionamento corretto delle ferie non retribuite sul salario a tempo pieno — correzione silenziosa di un caso limite che sotto Yomly aveva generato per anni errori invisibili.
Documenti, invertiti da Employee-first a Category-first. I livelli «solo HR», «obbligatori» e «generali» sono separati a livello di workspace, con accesso per ruolo. Un archivio Leavers dedicato conserva lo storico delle uscite senza ingombrare il perimetro operativo. Oltre mille documenti migrati sono collegati automaticamente ai dipendenti via Internal Employee Code. I campi di scadenza di passaporto, Emirates ID e contratto alimentano ora le notifiche dentro lo stesso Odoo.
Migrazione senza mezze misure. Una sequenza di import in nove passaggi — Management Points, dipendenti, contratti, strutture salariali, trattenute, configurazione ferie, documenti, diritti di accesso, cedolini storici — ha spostato da Yomly 300+ dipendenti, 200+ contratti e 1000+ documenti senza perdita storica. Identificatori storici conservati per l'audit; campi obsoleti (Religion, Visa Number, Previous Employment) rimossi secondo la policy attuale della scuola.
Moduli Implementati
Ha una Sfida Simile?
Discutiamo di come possiamo ottenere risultati simili per la Sua azienda.