Le scuole internazionali negli EAU sono operazioni complesse. Impiegano centinaia di dipendenti tra insegnamento, amministrazione, strutture e ruoli di supporto. Gestiscono molteplici nazionalita, elaborazione visti, indennita alloggio, indennita di volo e calcoli di TFR di fine servizio che seguono la legislazione del lavoro degli EAU. Quando una scuola con 2.000 studenti e oltre 300 dipendenti si e rivolta a noi, i loro processi HR e payroll erano tenuti insieme da fogli di calcolo, moduli cartacei e una persona che sapeva come funzionava tutto.
Il problema immediato era il payroll. La scuola utilizzava un software payroll di base che non poteva gestire la complessita della loro struttura retributiva. Gli insegnanti avevano stipendio base, indennita alloggio, indennita trasporto, indennita di volo (variabile in base al paese d'origine) e talvolta sconti sulle rette per i propri figli. Ogni componente aveva implicazioni fiscali diverse a seconda della nazionalita e dello stato di residenza del dipendente. Il responsabile HR passava la prima settimana di ogni mese ad aggiustare manualmente le voci del payroll nel sistema, incrociando con fogli Excel.
La prima cosa che abbiamo fatto e stata mappare ogni componente retributivo nel modulo payroll di Odoo. Abbiamo creato regole di calcolo per ogni tipo di indennita con la corretta logica di calcolo. Indennita alloggio come percentuale dello stipendio base. Indennita di volo basata sul paese d'origine (raggruppata in tier - GCC, Asia, Europa, Americhe). TFR di fine servizio accumulato mensilmente secondo le regole dei 21 e 30 giorni della legislazione del lavoro degli EAU. Una volta stabilite le regole, il payroll e diventato un processo con un clic e un passaggio di revisione.
La gestione dei congedi era il successivo punto critico. La scuola aveva 14 diversi tipi di congedo - ferie annuali, malattia, maternita, paternita, congedo per Hajj, congedo compassionevole e diversi tipi specifici della scuola come giorni di sviluppo professionale e giorni di sorveglianza degli esami. Questi erano tracciati in un Google Sheet condiviso che era perpetuamente non aggiornato. Gli insegnanti presentavano richieste di congedo via email, il capodipartimento rispondeva con l'approvazione, e qualcuno in HR aggiornava manualmente il foglio. Le richieste andavano costantemente perse.
Abbiamo configurato il modulo time-off di Odoo con tutti i 14 tipi di congedo, ciascuno con proprie regole di allocazione, workflow di approvazione e programma di accumulo. Le ferie annuali si accumulavano mensilmente. Il congedo per malattia richiedeva il caricamento di un certificato medico dopo 2 giorni consecutivi. I giorni di sviluppo professionale richiedevano sia l'approvazione del capodipartimento che del direttore accademico. Il portale self-service significava che gli insegnanti potevano vedere i loro saldi e presentare richieste dal telefono, e gli approvatori ricevevano notifiche push.
I dati dei dipendenti erano sparsi su molteplici sistemi. Dettagli personali in un sistema, informazioni sui visti in una cartella sul desktop di qualcuno, certificati di qualifica in un archivio cartaceo, valutazioni delle performance in Google Docs. Abbiamo consolidato tutto nel modulo HR di Odoo con campi personalizzati per dati specifici degli EAU: numero visto, scadenza visto, Emirates ID, numero carta di lavoro e dettagli WPS (Wage Protection System).
Il solo monitoraggio delle scadenze dei visti ha giustificato il progetto. Prima di Odoo, qualcuno in HR manteneva un foglio di calcolo con le date di scadenza dei visti e lo controllava settimanalmente. Mancavano comunque rinnovi occasionalmente, causando multe. Abbiamo impostato avvisi automatici a 90, 60 e 30 giorni prima della scadenza, assegnati all'ufficiale HR responsabile del visto di quel dipendente. Nel primo anno, zero rinnovi visti mancati.
Il reclutamento era gestito tramite un mix di email, portali di agenzie di reclutamento e candidature cartacee. Abbiamo implementato il modulo recruitment di Odoo con una pagina Lavora con noi sul sito web della scuola che alimentava direttamente il sistema. Le candidature arrivavano, venivano taggate per dipartimento e posizione, si muovevano attraverso screening, colloquio e fasi di offerta. La scuola poteva finalmente vedere metriche come time-to-hire e cost-per-hire, che non avevano mai tracciato prima.
I risultati dopo un anno accademico erano significativi. L'elaborazione del payroll e passata da 5 giorni a 1 giorno al mese. Il tempo di elaborazione delle richieste di congedo e sceso da 2-3 giorni allo stesso giorno. Zero multe per scadenza visti rispetto alle 3-4 all'anno precedentemente. Il team HR di 5 persone gestiva lo stesso carico di lavoro che prima richiedeva 7, e le due persone liberate si sono trasferite in ruoli di coinvolgimento dei dipendenti e formazione.
La lezione piu grande di questo progetto era che gli amministratori scolastici non sono utenti ERP tradizionali. Pensano in anni accademici, non in anni fiscali. Pensano in termini di sezioni e dipartimenti, non in centri di costo. La terminologia conta - abbiamo rietichettato moduli e voci di menu per adattarli al modo in cui la scuola parla effettivamente delle proprie operazioni. 'Dipendenti' e diventato 'Membri dello staff', 'Dipartimenti' e diventato 'Sezioni', e i report sono stati raggruppati per anno accademico anziche anno solare.
Una vittoria inaspettata e stata la capacita di generare report per KHDA (l'ente regolatore dell'istruzione di Dubai) direttamente da Odoo. Report di qualifica del personale, percentuali di Emiratization, rapporti studenti-insegnante - tutti dati che erano precedentemente compilati manualmente per le ispezioni. La scuola ora esegue questi report su richiesta, il che ha ridotto la preparazione dell'ispezione da una corsa di una settimana a un'attivita di routine.