Un produttore di cibo per animali nella regione del GCC si e rivolto a noi con un problema chiaro: il loro ciclo di produzione era di 12 settimane dall'ordine alla consegna. In un settore dove i retailer si aspettano lead time di 2-4 settimane, stavano perdendo contratti a favore dei concorrenti. Sapevano che il problema era operativo, non legato alla capacita - la loro fabbrica poteva fisicamente produrre il volume. Il collo di bottiglia era pianificazione, approvvigionamento e coordinamento.
Abbiamo iniziato con una fase di discovery di due settimane, mappando l'intero processo order-to-delivery. Cio che abbiamo trovato era tipico dei produttori di medie dimensioni che hanno superato i loro sistemi. Gli ordini di vendita arrivavano via email e venivano inseriti in un sistema di contabilita di base. Il responsabile di produzione manteneva un foglio di calcolo di pianificazione che aggiornava settimanalmente. L'approvvigionamento delle materie prime veniva attivato manualmente quando qualcuno notava che le scorte erano basse. I controlli di qualita erano fatti su moduli cartacei che venivano archiviati in raccoglitori e mai analizzati.
Il ciclo di 12 settimane si suddivideva cosi: 1-2 settimane per il team commerciale per confermare l'ordine e verificare se potevano evaderlo. 3-4 settimane per l'approvvigionamento delle materie prime perche ordinavano in modo reattivo. 2-3 settimane per la pianificazione della produzione perche il pianificatore non aveva visibilita sulla capacita attuale delle macchine o sulla disponibilita del materiale. 1-2 settimane per test qualita e approvazioni. 1 settimana per l'imballaggio e la spedizione. La maggior parte di questi ritardi erano gap informativi, non vincoli fisici.
Abbiamo implementato Odoo 17 Enterprise con moduli Manufacturing, Purchase, Inventory, Quality e Sales. L'implementazione ha richiesto 10 settimane, che includevano la migrazione dei dati dal loro vecchio sistema contabile, la configurazione della distinta base per 45 varianti di prodotto e la formazione utenti. Ecco cosa e cambiato in ogni fase.
Per l'approvvigionamento, abbiamo impostato regole di riordino su ogni materia prima con livelli minimi di stock basati su 90 giorni di dati storici di consumo. Quando lo stock raggiunge il minimo, Odoo crea automaticamente una bozza di ordine d'acquisto per il fornitore preferito con la quantita corretta. Il responsabile degli approvvigionamenti revisiona e conferma - non deve calcolare nulla. I lead time per ciascun fornitore sono tracciati nel sistema, quindi Odoo tiene conto del fatto che l'ingrediente A impiega 5 giorni dal fornitore X ma l'ingrediente B impiega 15 giorni dal fornitore Y.
La pianificazione della produzione e passata da un foglio di calcolo al modulo MRP di Odoo con centri di lavoro che rappresentano le loro tre linee di produzione. La distinta base di ogni prodotto include operazioni di routing con durate attese. Quando viene creato un ordine di produzione, Odoo controlla la disponibilita dei materiali e lo pianifica sul centro di lavoro appropriato. Il responsabile di produzione vede un diagramma di Gantt delle prossime 4 settimane invece di un foglio di calcolo che deve decodificare mentalmente. Se un materiale scarseggia, lo sa immediatamente invece di scoprirlo quando la produzione dovrebbe iniziare.
Il controllo qualita e stato completamente ristrutturato. Abbiamo definito punti di controllo qualita in tre fasi: materie prime in ingresso, in-process durante miscelazione ed estrusione, e prodotto finale prima dell'imballaggio. Ogni punto di controllo ha test specifici con criteri pass/fail - contenuto di umidita entro range, percentuale di proteine, dimensione del pellet, integrita del sigillo di imballaggio. Gli operatori registrano i risultati su tablet sul piano di fabbrica. Se un controllo fallisce, il sistema blocca il passaggio successivo finche un responsabile qualita revisiona e decide su rielaborazione o smaltimento.
I dati di qualita che abbiamo iniziato a raccogliere hanno rivelato qualcosa che il cliente non sapeva: il 23% delle loro materie prime in ingresso da un fornitore fallivano costantemente i test di contenuto di umidita. Questo causava rielaborazioni in produzione ed era un contributore nascosto al loro lungo tempo di ciclo. Hanno cambiato fornitore per quell'ingrediente, il che da solo ha eliminato circa una settimana di ritardi.
I risultati dopo 6 mesi di attivita su Odoo sono stati drammatici. Il ciclo order-to-delivery e sceso da 12 settimane a 2 settimane per prodotti standard e 3 settimane per formulazioni personalizzate. Le rotture di stock delle materie prime, che prima accadevano 2-3 volte al mese, sono scese a zero nell'ultimo trimestre. Il throughput di produzione e aumentato del 30% sugli stessi macchinari perche la pianificazione era ottimizzata e le rielaborazioni diminuite.
L'impatto finanziario e stato sostanziale. L'azienda ha riconquistato due contratti retail che aveva perso a causa dei lunghi lead time, del valore di circa 180.000$ di fatturato annuale. I costi di mantenimento dell'inventario sono scesi del 40% perche non ordinavano piu grandi quantita di materiali in modo panico. I miglioramenti della qualita hanno ridotto gli sprechi di circa il 15%, che in un'operazione manifatturiera con margini sottili e significativo.
Il costo di implementazione e stato di circa 35.000$ incluse licenze, personalizzazione, migrazione dati e formazione. Il cliente ha stimato un ritorno entro 4 mesi basandosi solo sui contratti recuperati, senza contare i risparmi operativi. Ecco come appare un'implementazione ERP ben strutturata nel manifatturiero - non riguarda le funzionalita del software, riguarda la correzione del flusso informativo che sta causando il collo di bottiglia operativo.