Etudes de cas
The British International School
300+ collaborateurs · école internationale aux Émirats arabes unis · corps enseignant, administration, support, LT Substitutes (suppléants longue durée)
Odoo Enterprise 18 sur Odoo.SH (personnalisation HRMS en profondeur) · Transformation HRMS — collaborateurs, paie, contrats, congés, documents, intégration bancaire — comme rez-de-chaussée d'un futur ERP complet
Resume executif
Avant
Quatre plateformes déconnectées tenaient par rapprochement manuel : Yomly aux RH, Excel à la paie, PandaDoc aux contrats, Google Forms aux congés. Chaque cycle de paie passait par cinq tours de vérification. Plus de mille documents étaient éparpillés sur les lecteurs, sans suivi d'échéance. Indemnité émirienne, fin de service et exports Standard Chartered Bank — tout était fait à la main.
Apres
- ✓Une seule colonne vertébrale ERP à la place de Yomly, Excel, PandaDoc, Google Forms et Eteach : une plateforme, un modèle de données, une piste d'audit.
- ✓800+ heures d'équipe et 64 tâches livrées en 5 mois — 300+ collaborateurs, 200+ contrats et 1000+ documents migrés depuis Yomly sans perte historique.
- ✓Moteur de paie avec une dizaine de types de primes et retenues conformes aux Émirats, export automatisé du fichier Standard Chartered Bank, calcul natif de l'indemnité et de la proratisation.
- ✓Six modules sur-mesure (65+ fichiers Python) architecturés pour la maintenance ; le chemin de mise à niveau Odoo 18 → 19 a déjà été éprouvé pendant l'implémentation elle-même.
Le defi
Les RH de l'école tenaient en équilibre sur quatre systèmes distincts : Yomly gérait les dossiers, Excel calculait la paie, PandaDoc prenait en charge les contrats, Google Forms récoltait les congés. Entre eux, uniquement des rapprochements manuels. Chaque cycle de paie exigeait cinq tours de vérifications croisées avant que l'on puisse faire confiance aux chiffres. L'indemnité de fin de service selon le droit du travail émirien et les exports vers Standard Chartered Bank se calculaient à la main.
Quatre plateformes pour un seul cycle de vie du collaborateur. Yomly, Excel, PandaDoc, Google Forms et Eteach tenaient ensemble par la ressaisie. L'école n'avait même pas de réponse unique à la question la plus simple : « qui travaille ici en ce moment ? ». Chaque clôture de mois coûtait à la finance une semaine de rapprochements.
Paie au niveau d'une école internationale aux Émirats. Une dizaine de types de primes (Management Points, logement, crèche, vols, éducation, téléphone, uniforme, Leaders in Learning, transport, relocation), indemnité de fin de service selon le droit émirien, temps partiel en ETP pour les enseignants et logique horaire pour le personnel administratif, cycles de paie hors planning pour ceux qui rejoignent en milieu de mois, et exports Standard Chartered Bank au format de colonnes strict. Excel avait cessé d'être un outil pour devenir un risque.
Cycle de vie des enseignants expatriés. Plus de deux cents contrats actifs à durée déterminée, visas familiaux, assurance maladie pour les ayants droit et signatures numériques à travers les fuseaux horaires. Les projets de contrat voyageaient de Word au PDF, puis dans PandaDoc, puis dans des fils d'e-mails — et si une clause changeait en route, la piste d'audit se rompait sans un bruit.
Congés sous deux calendriers. Week-ends émiriens, calendrier scolaire, jours fériés, et types de congés comptés soit en jours calendaires (week-ends compris), soit en jours ouvrés selon la politique. Yomly ne savait pas distinguer ces deux modes ; les RH tenaient donc un tableau à part pour chaque type.
Prolifération documentaire et cécité aux échéances. Plus de mille documents collaborateurs — passeports, Emirates ID, visas, qualifications — dispersés sur des lecteurs partagés, dans des boîtes mail et des exports Yomly. Le suivi des échéances était manuel ; les écarts de conformité ne sortaient au jour que par hasard.
La solution
Fiche collaborateur, réécrite pour un corps enseignant international. Champs First/Middle/Last séparés — pour la conformité visa, support des noms en arabe, classification Employee Group (Faculty / Staff / Administrator / LT Substitute / Consultant) qui pilote à la fois l'interface et les règles de paie. Double numérotation : code Odoo automatique et ancien Internal Employee Code hérité de Yomly, conservé au nom de la continuité d'audit. Suivi des échéances passeport et Emirates ID avec alertes. Le Family Wizard saisit conjoint et enfants en moins d'une minute et se synchronise à double sens avec le module Contacts.
Moteur de paie calibré sur le droit du travail émirien. Le module de fiche de paie (20 fichiers) et le module Management Points (10 fichiers) livrent une structure salariale complète avec une dizaine de règles de primes et de retenues : Management Points numérisés avec expiration en fin de semestre ; avantages configurables au niveau du contrat qui tombent directement sur la fiche de paie ; temps partiel ETP pour les enseignants, horaire pour le support ; calcul proratisé pour ceux qui changent de position en milieu de mois ; cycles hors planning pour les contrats atypiques ; indemnité de fin de service conforme aux normes émiriennes ; et un export natif du fichier Standard Chartered Bank avec séparation BANK/CASH sur deux feuilles Excel — pile au format de la finance.
Contrats sur Odoo Sign. PDF de contrat basé sur un modèle, signature électronique Odoo Sign en lieu et place de PandaDoc, envoi de masse pour les renouvellements avec suivi du statut de livraison, cascade d'Exit Date : une seule action — et la date de sortie se propage de la fiche collaborateur vers tous les contrats actifs jusqu'aux retenues sur salaire. Poste, département, e-mail et mobile se synchronisent du contrat vers la fiche collaborateur (en lecture seule), pour que les enregistrements ne dérivent pas.
Congés avec une logique à deux calendriers. 56+ heures de développement pour un calcul configurable, en jours calendaires ou ouvrés, par type de congé ; approbations multi-niveaux ; solde en temps réel directement dans la vue paie du collaborateur ; et proratisation correcte du congé non rémunéré sur le salaire temps plein — correction silencieuse d'un cas limite qui produisait sous Yomly, depuis des années, des erreurs invisibles.
Documents renversés, d'Employee-first à Category-first. Les niveaux « RH uniquement », « obligatoires » et « généraux » sont séparés au niveau des workspaces, avec accès par rôle. Une archive Leavers dédiée conserve l'historique des départs sans encombrer le périmètre actif. Plus de mille documents migrés, rattachés automatiquement aux collaborateurs via l'Internal Employee Code. Les champs d'échéance passeport, Emirates ID et contrat alimentent désormais les alertes à l'intérieur même d'Odoo.
Migration sans demi-mesure. Une séquence d'import en neuf étapes — Management Points, collaborateurs, contrats, structures salariales, retenues, configuration des congés, documents, droits d'accès, fiches de paie historiques — a déplacé depuis Yomly 300+ collaborateurs, 200+ contrats et 1000+ documents sans perte historique. Identifiants hérités conservés pour l'audit ; champs obsolètes (Religion, Visa Number, Previous Employment) retirés conformément à la politique actuelle de l'école.
Modules implementes
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