المدارس الدولية في الإمارات عمليات معقدة. توظف مئات الموظفين عبر أدوار التدريس والإدارة والمرافق والدعم. تتعامل مع جنسيات متعددة، معالجة تأشيرات، بدلات سكن، بدلات طيران، وحسابات مكافأة نهاية الخدمة التي تتبع قانون العمل الإماراتي. عندما تواصلت معنا مدرسة بـ 2000 طالب وأكثر من 300 موظف، كانت عمليات الموارد البشرية والرواتب لديهم مربوطة بجداول بيانات ونماذج ورقية وشخص واحد يعرف كيف يعمل كل شيء.
المشكلة الفورية كانت الرواتب. كانت المدرسة تستخدم برنامج رواتب أساسي لا يمكنه التعامل مع تعقيد هيكل تعويضاتهم. المعلمون لديهم راتب أساسي، بدل سكن، بدل مواصلات، بدل طيران (يتفاوت حسب البلد الأصلي)، وأحياناً خصومات دراسية لأطفالهم. كل مكوّن له آثار ضريبية مختلفة اعتماداً على جنسية الموظف ووضع إقامته. قضى مدير الموارد البشرية الأسبوع الأول من كل شهر يعدّل إدخالات الرواتب يدوياً في النظام، ويتحقق بجداول Excel.
أول شيء فعلناه هو رسم كل مكوّن تعويضات في وحدة الرواتب في Odoo. أنشأنا قواعد راتب لكل نوع بدل بمنطق الحساب الصحيح. بدل السكن كنسبة من الراتب الأساسي. بدل الطيران بناءً على البلد الأصلي (مجموعة في مستويات - دول الخليج، آسيا، أوروبا، الأمريكتان). مكافأة نهاية الخدمة المستحقة شهرياً وفقاً لقواعد 21 يوماً و 30 يوماً في قانون العمل الإماراتي. بمجرد أن كانت القواعد في مكانها، أصبحت الرواتب عملية بنقرة واحدة مع خطوة مراجعة.
إدارة الإجازات كانت نقطة الألم التالية. كان لدى المدرسة 14 نوع إجازة مختلفاً - إجازة سنوية، إجازة مرضية، إجازة أمومة، إجازة أبوة، إجازة حج، إجازة رعاية، وعدة أنواع خاصة بالمدرسة مثل أيام التطوير المهني وأيام الإشراف على الامتحانات. كانت تُتتبّع في ورقة Google Sheet مشتركة قديمة دائماً. يقدّم المعلمون طلبات الإجازة عبر البريد الإلكتروني، ويرد رئيس القسم بالموافقة، وشخص ما في الموارد البشرية يحدّث الورقة يدوياً. كانت الطلبات تضيع باستمرار.
كوّنا وحدة الإجازات في Odoo بجميع أنواع الإجازات الـ 14، كل منها بقواعد تخصيصه وتدفق موافقته وجدول استحقاقه الخاص. الإجازة السنوية تستحق شهرياً. الإجازة المرضية تتطلب تحميل شهادة طبية بعد يومين متتاليين. أيام التطوير المهني تحتاج موافقة رئيس القسم والمدير الأكاديمي. بوابة الخدمة الذاتية تعني أن المعلمين يمكنهم رؤية أرصدتهم وتقديم طلبات من هواتفهم، والموافقون يحصلون على إشعارات فورية.
كانت سجلات الموظفين مبعثرة عبر أنظمة متعددة. التفاصيل الشخصية في نظام، معلومات التأشيرة في مجلد على سطح مكتب شخص، شهادات المؤهلات في خزانة ملفات مادية، تقييمات الأداء في Google Docs. دمجنا كل شيء في وحدة الموارد البشرية في Odoo بحقول مخصصة للبيانات الخاصة بالإمارات: رقم التأشيرة، انتهاء التأشيرة، الهوية الإماراتية، رقم بطاقة العمل، وتفاصيل نظام حماية الأجور (WPS).
تتبّع انتهاء التأشيرة وحده برر المشروع. قبل Odoo، كان شخص في الموارد البشرية يحتفظ بجدول بيانات لتواريخ انتهاء التأشيرات ويتحقق منه أسبوعياً. كانوا لا يزالون يفوّتون التجديدات أحياناً، مما يؤدي لغرامات. أعدّينا تنبيهات آلية قبل 90 و 60 و 30 يوماً من الانتهاء، مخصصة لموظف الموارد البشرية المسؤول عن تأشيرة ذلك الموظف. في السنة الأولى، صفر تجديدات تأشيرة مفقودة.
كان التوظيف يُدار من خلال مزيج من البريد الإلكتروني وبوابات وكالات التوظيف والطلبات الورقية. طبّقنا وحدة التوظيف في Odoo مع صفحة وظائف في موقع المدرسة تغذّي النظام مباشرة. الطلبات تأتي، تُوسم حسب القسم والوظيفة، تنتقل عبر مراحل الفرز والمقابلة والعرض. يمكن للمدرسة أخيراً رؤية مقاييس مثل الوقت حتى التوظيف والتكلفة لكل توظيف، وهي لم تتتبعها من قبل.
كانت النتائج بعد عام أكاديمي واحد كبيرة. انخفضت معالجة الرواتب من 5 أيام إلى يوم واحد في الشهر. انخفض وقت معالجة طلبات الإجازة من 2-3 أيام إلى نفس اليوم. صفر غرامات انتهاء تأشيرة مقارنة بـ 3-4 سنوياً سابقاً. فريق الموارد البشرية من 5 أشخاص كان يتعامل مع نفس العبء الذي كان يتطلب سابقاً 7، وانتقل الشخصان المحرران إلى أدوار مشاركة الموظفين والتدريب.
أكبر درس من هذا المشروع هو أن إداريي المدارس ليسوا مستخدمي ERP تقليديين. يفكرون بالسنوات الأكاديمية، لا السنوات المالية. يفكرون بمصطلحات الأقسام والشعب، لا مراكز التكلفة. المصطلحات مهمة - أعدنا تسمية الوحدات وعناصر القائمة لتطابق كيفية حديث المدرسة فعلاً عن عملياتها. 'الموظفون' أصبحوا 'أعضاء الكادر'، 'الأقسام' أصبحت 'الشعب'، والتقارير جُمّعت حسب السنة الأكاديمية بدلاً من السنة التقويمية.
فوز غير متوقع كان القدرة على توليد تقارير لهيئة المعرفة (KHDA، منظم التعليم في دبي) مباشرة من Odoo. تقارير مؤهلات الكادر، نسب التوطين، نسب الطالب إلى المعلم - كل البيانات التي كانت تُجمع يدوياً سابقاً للتفتيشات. تقوم المدرسة الآن بتشغيل هذه التقارير عند الطلب، مما قلل تحضير التفتيش من اندفاع أسبوعي إلى مهمة روتينية.