Кейсы
The British International School
300+ сотрудников · международная школа в ОАЭ · педагоги, администрация, саппорт, долгосрочные замещающие педагоги (LT Substitutes)
Odoo Enterprise 18 на Odoo.SH (глубокая доработка HRMS) · HRMS-трансформация — сотрудники, зарплата, контракты, отпуска, документы, банковская интеграция — как первый этаж будущего ERP целиком
Резюме для руководства
До
Четыре разрозненные платформы держались на ручной сверке: Yomly вёл кадры, Excel считал зарплату, PandaDoc подписывал контракты, Google Forms собирал отпуска. Каждая зарплатная ведомость проходила пять кругов проверок. Больше тысячи документов разбросаны по дискам, сроки нигде не отслеживались. Выходное пособие по ОАЭ, end-of-service и выгрузки в Standard Chartered Bank — всё считалось руками.
После
- ✓Единый ERP-контур вместо Yomly, Excel, PandaDoc, Google Forms и Eteach: одна платформа, одна модель данных, один аудиторский след.
- ✓800+ часов работы команды и 64 задачи за пять месяцев — 300+ сотрудников, 200+ контрактов и 1000+ документов мигрированы из Yomly без потери истории.
- ✓Зарплатный движок с десятком видов надбавок и удержаний по трудовому праву ОАЭ, автоматический экспорт файла Standard Chartered Bank, встроенный расчёт выходного пособия и пропорциональной зарплаты.
- ✓Шесть кастомных модулей (65+ Python-файлов) спроектированы под сопровождение; путь апгрейда Odoo 18 → 19 уже прошёл тест-драйв в рамках самого внедрения.
Задача
HR школы держался на четырёх разных системах: Yomly вёл кадры, Excel считал зарплату, PandaDoc отвечал за контракты, Google Forms собирал отпуска. Между ними — только ручная сверка. Каждая зарплатная ведомость проходила пять кругов перекрёстных проверок, прежде чем цифрам можно было верить. Выходное пособие по трудовому праву ОАЭ, расчёт end-of-service и выгрузки в Standard Chartered Bank — всё считалось руками.
Четыре платформы на один жизненный цикл сотрудника. Yomly, Excel, PandaDoc, Google Forms, Eteach — стыковались повторным вводом. У школы не было единого ответа даже на простой вопрос «кто сейчас работает». Каждое закрытие месяца стоило финотделу недели сверок.
Зарплата уровня международной школы в ОАЭ. Десяток видов надбавок (Management Points, жильё, ясли, перелёты, образование, телефон, униформа, Leaders in Learning, транспорт, релокация), выходное пособие по трудовому праву ОАЭ, расчёт part-time через FTE для учителей и почасовой — для административного персонала, внеплановые прогоны зарплаты для тех, кто пришёл в середине месяца, выгрузки в Standard Chartered Bank со строгим форматом колонок. Excel перестал быть инструментом и превратился в риск.
Жизненный цикл экспат-педагога. Двести с лишним действующих контрактов с фиксированным сроком, визы на членов семьи, медстраховка на иждивенцев, электронные подписи через разные часовые пояса. Черновики контрактов кочевали из Word в PDF, оттуда в PandaDoc, потом в переписку по email — и если по дороге менялся хоть один пункт, аудиторский след разрывался без единого сигнала.
Отпуска в двух календарях. Выходные по ОАЭ, школьный календарь, государственные праздники и типы отпусков: одни считаются календарными днями (включая выходные), другие — только рабочими. Yomly не умел различать эти режимы, поэтому HR вёл отдельную таблицу под каждый тип отпуска.
Разрастание документов и слепота к срокам. Больше тысячи документов сотрудников — паспорта, Emirates ID, визы, дипломы — рассыпаны по общим дискам, почтовым ящикам и выгрузкам Yomly. Сроки отслеживались вручную; пробелы в комплаенсе всплывали, только если кто-то случайно замечал.
Решение
Карточка сотрудника, переписанная под международный педсостав. Раздельные поля First/Middle/Last — ради визового соответствия, поддержка арабских имён, классификация Employee Group (Faculty / Staff / Administrator / LT Substitute / Consultant): она же управляет и интерфейсом, и правилами начисления зарплаты. Двойная нумерация: автокод Odoo плюс старый Internal Employee Code из Yomly, сохранённый ради непрерывности аудита. Контроль сроков паспорта и Emirates ID с оповещениями. Family Wizard вносит супруга и детей меньше чем за минуту и двусторонне синхронизируется с модулем Contacts.
Зарплатный движок, откалиброванный под трудовое право ОАЭ. Модуль расчётного листа (20 файлов) и модуль Management Points (10 файлов) дают полную структуру зарплаты с десятком правил надбавок и удержаний: оцифрованная схема Management Points с семестровыми бонусами, которые сами истекают в конце периода; конфигурируемые на уровне контракта льготы, падающие прямо в расчётный лист; part-time через FTE для педагогов и почасовой — для саппорта; пропорциональный расчёт для тех, кто сменил позицию в середине месяца; внеплановые прогоны под нестандартные контракты; выходное пособие по нормам ОАЭ; и встроенный экспорт файла Standard Chartered Bank с разделением BANK/CASH на отдельные листы Excel — ровно под формат финотдела.
Контракты на Odoo Sign. Шаблонный PDF, электронная подпись Odoo Sign вместо PandaDoc, массовая рассылка на продление с трекингом статуса доставки, каскад Exit Date: одно действие — и дата ухода прокатывается от карточки сотрудника через все активные контракты до удержаний по зарплате. Должность, отдел, email и мобильный синхронизируются из контракта обратно в карточку сотрудника (только на чтение), чтобы записи не расходились.
Отпуска с логикой двух календарей. 56+ часов разработки ушло на конфигурируемый расчёт в календарных или рабочих днях под каждый тип отпуска, многоуровневые согласования, баланс в реальном времени прямо в зарплатной карточке сотрудника и корректный пропорциональный расчёт неоплачиваемого отпуска от полной ставки — тихое исправление пограничного случая, который годами давал незаметные ошибки в Yomly.
Документы перевёрнуты с Employee-first на Category-first. Уровни «только HR», «обязательные» и «общие» разделены на уровне рабочих пространств, с ролевым доступом. Отдельный архив Leavers хранит историю увольнений, не захламляя активный контур. Больше тысячи мигрированных документов автоматически привязаны к сотрудникам через Internal Employee Code. Поля срока действия паспорта, Emirates ID и контракта теперь питают оповещения внутри самого Odoo.
Миграция без компромиссов. Импорт в девять шагов — Management Points, сотрудники, контракты, структуры окладов, удержания, настройка отпусков, документы, права доступа, исторические расчётные листы — перенёс из Yomly 300+ сотрудников, 200+ контрактов и 1000+ документов без потери истории. Старые идентификаторы сохранены для аудита; устаревшие поля (Religion, Visa Number, Previous Employment) убраны по действующей политике школы.
Внедрённые модули
Есть похожая задача?
Обсудим, как добиться похожих результатов для вашего бизнеса.