Международные школы в ОАЭ — это сложные организации. У них сотни сотрудников: преподаватели, администрация, хозяйственная служба и вспомогательный персонал. Они работают с разными национальностями, оформлением виз, жилищными надбавками, компенсацией перелётов и расчётом выходного пособия по трудовому законодательству ОАЭ. Когда к нам обратилась школа с 2 000 учеников и более чем 300 сотрудниками, их HR и расчёт зарплаты держались на таблицах Excel, бумажных бланках и одном человеке, который знал, как всё устроено.
Главной болью был расчёт зарплаты. Школа использовала простую программу для зарплаты, которая не справлялась со сложностью структуры компенсаций. У преподавателей был базовый оклад, надбавка на жильё, транспортная надбавка, компенсация перелёта (разная в зависимости от страны происхождения) и иногда скидки на обучение для их детей. Каждый компонент имел разные налоговые последствия в зависимости от гражданства и резидентства сотрудника. HR-менеджер первую неделю каждого месяца вручную корректировала записи по зарплате в системе, сверяясь с таблицами Excel.
Первое, что мы сделали, — отобразили каждый компонент компенсации в модуль расчёта зарплаты Odoo. Мы создали правила зарплаты для каждого типа надбавки с корректной логикой расчёта. Жилищная надбавка как процент от оклада. Компенсация перелёта в зависимости от страны происхождения (сгруппированы по тирам — ОАЭ и Залив, Азия, Европа, Америка). Выходное пособие, начисляющееся ежемесячно по правилам 21 и 30 дней в соответствии с трудовым законодательством ОАЭ. После настройки правил расчёт зарплаты превратился в процесс в один клик с этапом проверки.
Управление отпусками было следующей болью. В школе было 14 типов отпусков — ежегодный, больничный, декретный, отцовский, отпуск на хадж, по семейным обстоятельствам и несколько специфических: дни профессионального развития и дни контроля экзаменов. Всё это велось в общей Google-таблице, которая постоянно была неактуальной. Преподаватели отправляли заявки на отпуск по электронной почте, руководитель отдела отвечал согласием, а кто-то в HR вручную обновлял таблицу. Заявки регулярно терялись.
Мы настроили модуль отпусков Odoo со всеми 14 типами, у каждого — свои правила выделения, маршрут согласования и график начисления. Ежегодный отпуск начислялся ежемесячно. Больничный требовал загрузки медицинской справки после двух дней подряд. Дни профессионального развития требовали согласования как от руководителя отдела, так и от академического директора. Самообслуживающий портал позволил преподавателям видеть свои балансы и подавать заявки с телефона, а согласующие получали push-уведомления.
Данные о сотрудниках были разбросаны по разным системам. Личные данные — в одной программе, виза — в папке на чьём-то рабочем столе, сертификаты о квалификации — в физической картотеке, оценки эффективности — в Google Docs. Мы консолидировали всё в модуле HR Odoo с кастомными полями под специфику ОАЭ: номер визы, срок её действия, Emirates ID, номер labor card и реквизиты WPS (Wage Protection System).
Один только контроль сроков виз оправдал проект. До Odoo кто-то в HR вёл таблицу со сроками виз и сверялся с ней раз в неделю. Всё равно иногда продление пропускали, что приводило к штрафам. Мы настроили автоматические уведомления за 90, 60 и 30 дней до истечения, адресованные HR-специалисту, ответственному за визу этого сотрудника. За первый год — ни одной пропущенной визы.
Рекрутинг велся через смесь email, порталов агентств и бумажных заявок. Мы внедрили модуль рекрутинга Odoo с разделом вакансий на сайте школы, напрямую подключённым к системе. Заявки поступали, тегировались по отделу и позиции, проходили этапы скрининга, интервью и оффера. Школа наконец смогла видеть метрики вроде time-to-hire и cost-per-hire, которые раньше никогда не отслеживались.
Результаты через один академический год были значительными. Расчёт зарплаты сократился с 5 дней до 1 дня в месяц. Время обработки заявок на отпуск упало с 2–3 дней до того же дня. Ноль штрафов за просроченные визы против 3–4 в год ранее. Команда HR из 5 человек выполняла тот же объём работы, который раньше требовал 7, а двое освободившихся сотрудников перешли в направление вовлечённости и обучения персонала.
Главный урок из этого проекта: администраторы школ — не классические пользователи ERP. Они мыслят учебными годами, а не финансовыми. Секциями и отделами, а не центрами затрат. Терминология имеет значение — мы переименовали модули и пункты меню так, чтобы они соответствовали тому, как школа реально говорит о своей работе. «Сотрудники» стали «Персоналом», «Отделы» — «Секциями», а отчёты были сгруппированы по академическому, а не календарному году.
Неожиданный бонус — возможность формировать отчёты для KHDA (регулятор образования в Дубае) напрямую из Odoo. Отчёты по квалификациям персонала, процент эмиратизации, соотношение учеников и преподавателей — все эти данные ранее готовились к инспекциям вручную. Теперь школа формирует эти отчёты по требованию, что превратило подготовку к инспекции из недельной гонки в рутинную задачу.