Casos de Estudio
The British International School
300+ empleados · escuela internacional en los Emiratos Árabes Unidos · profesorado, administración, soporte, LT Substitutes (sustitutos de larga duración)
Odoo Enterprise 18 sobre Odoo.SH (personalización HRMS profunda) · Transformación HRMS — empleados, nómina, contratos, ausencias, documentos, integración bancaria — como planta baja del futuro ERP completo
Resumen Ejecutivo
Antes
Cuatro plataformas desconectadas se sostenían por conciliación manual: Yomly en RR. HH., Excel en nómina, PandaDoc en contratos, Google Forms en ausencias. Cada ciclo de nómina pasaba por cinco rondas de verificación. Más de mil documentos esparcidos por unidades, sin seguimiento de caducidades. Indemnización UAE, fin de servicio y exportaciones a Standard Chartered Bank — todo calculado a mano.
Despues
- ✓Una única columna vertebral ERP en lugar de Yomly, Excel, PandaDoc, Google Forms y Eteach: una plataforma, un modelo de datos, un rastro de auditoría.
- ✓800+ horas de equipo y 64 tareas entregadas en 5 meses — 300+ empleados, 200+ contratos y 1000+ documentos migrados desde Yomly sin pérdida histórica.
- ✓Motor de nómina con una decena larga de complementos y deducciones conformes a los Emiratos, exportación automatizada del archivo Standard Chartered Bank, cálculo nativo de indemnización y prorrateo.
- ✓Seis módulos a medida (65+ archivos Python) diseñados para el mantenimiento; la vía de actualización Odoo 18 → 19 ya quedó probada durante la propia implementación.
El Desafio
Los RR. HH. de la escuela se sostenían sobre cuatro sistemas distintos: Yomly llevaba los expedientes, Excel calculaba la nómina, PandaDoc se encargaba de los contratos, Google Forms recogía las ausencias. Entre ellos, solo conciliación manual. Cada ciclo de nómina exigía cinco rondas de verificaciones cruzadas antes de poder fiarse de las cifras. La indemnización por fin de servicio según la ley laboral emiratí y las exportaciones a Standard Chartered Bank se calculaban a mano.
Cuatro plataformas para un único ciclo de vida del empleado. Yomly, Excel, PandaDoc, Google Forms y Eteach se sostenían a base de reintroducción de datos. La escuela no tenía siquiera una respuesta única a la pregunta más simple: «¿quién trabaja aquí ahora mismo?». Cada cierre de mes le costaba a finanzas una semana de conciliaciones.
Nómina al nivel de una escuela internacional en los Emiratos. Una decena larga de tipos de complementos (Management Points, vivienda, guardería, vuelos, educación, teléfono, uniforme, Leaders in Learning, transporte, reubicación), indemnización por fin de servicio según la ley emiratí, jornada parcial en FTE para el profesorado y lógica por horas para el personal administrativo, pagos fuera de ciclo para quienes se incorporan a mediados de mes, y exportaciones a Standard Chartered Bank con formato de columnas estricto. Excel había dejado de ser una herramienta para convertirse en un riesgo.
Ciclo de vida del profesorado expatriado. Más de doscientos contratos activos de duración determinada, visados familiares, cobertura sanitaria para dependientes y firmas digitales entre husos horarios. Los borradores de contrato viajaban de Word al PDF, de ahí a PandaDoc y luego a cadenas de correo — si por el camino cambiaba una cláusula, la pista de auditoría se rompía en silencio.
Ausencias bajo dos calendarios. Fines de semana emiratíes, calendario escolar, festivos nacionales, y tipos de ausencia contados en días naturales (con fin de semana incluido) o en días laborables según la política. Yomly no sabía distinguir ambos modos, así que RR. HH. mantenía una hoja de cálculo aparte para cada tipo.
Dispersión documental y ceguera ante los vencimientos. Más de mil documentos de empleados — pasaportes, Emirates ID, visados, titulaciones — estaban esparcidos por unidades compartidas, bandejas de entrada y exportaciones de Yomly. El seguimiento de vencimientos se hacía a mano; las brechas de cumplimiento solo afloraban si alguien las veía por casualidad.
La Solucion
Ficha de empleado, reescrita para un claustro internacional. Campos First/Middle/Last separados — por cumplimiento de visado, soporte de nombres en árabe, clasificación Employee Group (Faculty / Staff / Administrator / LT Substitute / Consultant) que rige tanto la interfaz como las reglas de nómina. Doble numeración: código Odoo automático más el viejo Internal Employee Code heredado de Yomly, conservado por continuidad de auditoría. Seguimiento de caducidades de pasaporte y Emirates ID con alertas. El Family Wizard registra al cónyuge y a los hijos en menos de un minuto y sincroniza en ambas direcciones con el módulo Contactos.
Motor de nómina calibrado al derecho laboral emiratí. El módulo de nómina (20 archivos) y el módulo Management Points (10 archivos) ofrecen la estructura salarial completa con una decena larga de reglas de complementos y deducciones: Management Points digitalizados con bonificaciones de vencimiento semestral; beneficios configurables a nivel de contrato que caen directamente en la nómina; jornada parcial por FTE para el profesorado, por horas para el soporte; cálculo proporcional para quienes cambian de posición a mediados de mes; pagos fuera de ciclo para contratos atípicos; indemnización por fin de servicio conforme a la normativa emiratí; y exportación nativa del archivo Standard Chartered Bank con separación BANK/CASH en hojas Excel distintas — exactamente con el formato que finanzas necesita.
Contratos sobre Odoo Sign. PDF de contrato basado en plantilla, firma electrónica Odoo Sign en lugar de PandaDoc, envío masivo para renovaciones con seguimiento del estado de entrega, cascada de Exit Date: una sola acción — y la fecha de salida se propaga desde la ficha del empleado por todos los contratos activos hasta las deducciones sobre nómina. Puesto, departamento, correo y móvil se sincronizan desde el contrato de vuelta a la ficha del empleado (solo lectura), para que los registros no se desalineen.
Ausencias con lógica de doble calendario. 56+ horas de desarrollo se fueron en el cálculo configurable en días naturales o laborables para cada tipo de ausencia, flujos de aprobación multinivel, saldo en tiempo real directamente en la vista de nómina del empleado y prorrateo correcto del permiso no remunerado sobre el salario a tiempo completo — corrección silenciosa de un caso límite que en Yomly llevaba años generando errores invisibles.
Documentos, invertidos de Employee-first a Category-first. Los niveles «solo RR. HH.», «obligatorios» y «generales» se separan a nivel de workspaces, con acceso por rol. Un archivo Leavers propio conserva el historial de salidas sin saturar el perímetro activo. Más de mil documentos migrados quedan vinculados automáticamente a los empleados por el Internal Employee Code. Los campos de caducidad de pasaporte, Emirates ID y contrato alimentan ahora las alertas dentro del propio Odoo.
Migración sin medias tintas. Una secuencia de importación en nueve pasos — Management Points, empleados, contratos, estructuras salariales, deducciones, configuración de ausencias, documentos, permisos, nóminas históricas — trasladó desde Yomly 300+ empleados, 200+ contratos y 1000+ documentos sin pérdida histórica. Identificadores heredados conservados para auditoría; campos obsoletos (Religion, Visa Number, Previous Employment) retirados según la política vigente de la escuela.
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