Las escuelas internacionales en los EAU son operaciones complejas. Emplean cientos de personas en funciones de ensenanza, administracion, instalaciones y soporte. Manejan multiples nacionalidades, tramites de visado, subsidios de vivienda, subsidios de vuelo y calculos de gratificacion por fin de servicio que siguen la ley laboral de los EAU. Cuando una escuela con 2.000 alumnos y mas de 300 empleados se acerco a nosotros, sus procesos de RRHH y nomina se sostenian con hojas de calculo, formularios en papel y una persona que sabia como funcionaba todo.
El problema inmediato era la nomina. La escuela usaba un software basico de nomina que no podia manejar la complejidad de su estructura de compensacion. Los profesores tenian salario base, subsidio de vivienda, subsidio de transporte, subsidio de vuelo (variable segun el pais de origen) y a veces descuentos de matricula para sus hijos. Cada componente tenia diferentes implicaciones fiscales dependiendo de la nacionalidad y el estado de residencia del empleado. La gerente de RRHH pasaba la primera semana de cada mes ajustando manualmente las entradas de nomina en el sistema, cruzandolas con hojas de Excel.
Lo primero que hicimos fue mapear cada componente de compensacion en el modulo de nomina de Odoo. Creamos reglas salariales para cada tipo de subsidio con la logica de calculo correcta. Subsidio de vivienda como porcentaje del salario basico. Subsidio de vuelo basado en el pais de origen (agrupado en niveles: GCC, Asia, Europa, Americas). Gratificacion por fin de servicio acumulandose mensualmente segun las reglas de 21 dias y 30 dias de la ley laboral de los EAU. Una vez que las reglas estaban configuradas, la nomina se convirtio en un proceso de un solo clic con un paso de revision.
La gestion de ausencias fue el siguiente punto de dolor. La escuela tenia 14 tipos diferentes de ausencia: vacaciones anuales, licencia por enfermedad, licencia de maternidad, licencia de paternidad, licencia de Hajj, licencia por duelo y varios tipos especificos de la escuela como dias de desarrollo profesional y dias de supervision de examenes. Estos se rastreaban en un Google Sheet compartido que estaba perpetuamente desactualizado. Los profesores enviaban solicitudes de ausencia por correo electronico, el jefe de departamento respondia con la aprobacion, y alguien en RRHH actualizaba la hoja manualmente. Las solicitudes se perdian constantemente.
Configuramos el modulo de ausencias de Odoo con los 14 tipos de ausencia, cada uno con sus propias reglas de asignacion, flujo de aprobacion y cronograma de acumulacion. Las vacaciones anuales se acumulaban mensualmente. La licencia por enfermedad requeria subir un certificado medico despues de 2 dias consecutivos. Los dias de desarrollo profesional necesitaban la aprobacion tanto del jefe de departamento como del director academico. El portal de autoservicio significaba que los profesores podian ver sus saldos y enviar solicitudes desde su telefono, y los aprobadores recibian notificaciones push.
Los expedientes de empleados estaban dispersos en multiples sistemas. Datos personales en un sistema, informacion de visas en una carpeta en el escritorio de alguien, certificados de cualificacion en un archivador fisico, evaluaciones de desempeno en Google Docs. Consolidamos todo en el modulo de RRHH de Odoo con campos personalizados para datos especificos de los EAU: numero de visa, fecha de vencimiento de visa, Emirates ID, numero de tarjeta laboral y detalles del WPS (Wage Protection System).
El seguimiento de vencimiento de visas por si solo justifico el proyecto. Antes de Odoo, alguien en RRHH mantenia una hoja de calculo de fechas de vencimiento de visas y la revisaba semanalmente. Aun asi, ocasionalmente se perdian renovaciones, lo que resultaba en multas. Configuramos alertas automatizadas a 90, 60 y 30 dias antes del vencimiento, asignadas al oficial de RRHH responsable del visado de ese empleado. En el primer ano, cero renovaciones de visado fueron omitidas.
El reclutamiento se manejaba a traves de una mezcla de correo electronico, portales de agencias de reclutamiento y solicitudes en papel. Implementamos el modulo de reclutamiento de Odoo con una pagina de carreras en el sitio web de la escuela que alimentaba directamente al sistema. Las solicitudes llegaban, se etiquetaban por departamento y puesto, y avanzaban por las etapas de seleccion, entrevista y oferta. La escuela finalmente podia ver metricas como tiempo de contratacion y costo por contratacion, que nunca habian rastreado antes.
Los resultados despues de un ano academico fueron significativos. El procesamiento de nomina paso de 5 dias a 1 dia por mes. El tiempo de procesamiento de solicitudes de ausencia bajo de 2-3 dias al mismo dia. Cero multas por vencimiento de visas comparado con 3-4 por ano anteriormente. El equipo de RRHH de 5 personas manejaba la misma carga de trabajo que antes requeria 7, y las dos personas liberadas se trasladaron a roles de compromiso y capacitacion del personal.
La mayor leccion de este proyecto fue que los administradores escolares no son usuarios tipicos de ERP. Piensan en anos academicos, no en anos fiscales. Piensan en secciones y departamentos, no en centros de costo. La terminologia importa: renombramos modulos y elementos del menu para que coincidieran con la forma en que la escuela realmente habla de sus operaciones. 'Empleados' se convirtio en 'Personal', 'Departamentos' se convirtio en 'Secciones', y los informes se agruparon por ano academico en lugar de ano calendario.
Un exito inesperado fue la capacidad de generar informes para la KHDA (el regulador educativo de Dubai) directamente desde Odoo. Informes de cualificaciones del personal, porcentajes de emiratizacion, proporciones alumno-profesor: todos datos que antes se compilaban manualmente para las inspecciones. La escuela ahora genera estos informes bajo demanda, lo que redujo la preparacion para inspecciones de una semana frenetica a una tarea rutinaria.