Fallstudien
The British International School
300+ Mitarbeitende · internationale Schule in den VAE · Lehrkräfte, Verwaltung, Support, Long-Term Substitutes
Odoo Enterprise 18 auf Odoo.SH (tiefgreifende HRMS-Anpassung) · HRMS-Transformation — Personal, Gehalt, Verträge, Abwesenheiten, Dokumente, Bankanbindung — als Erdgeschoss des künftigen Gesamt-ERP
Zusammenfassung
Vorher
Vier nicht verbundene Plattformen hielten sich über manuelle Abstimmung zusammen: Yomly für HR, Excel für Gehalt, PandaDoc für Verträge, Google Forms für Urlaub. Jeder Gehaltslauf durchlief fünf Prüfungsrunden. Über 1000 Mitarbeiterdokumente verteilten sich auf Netzlaufwerken, Fristen wurden nirgends automatisch verfolgt. VAE-Abfindung, End-of-Service und Standard-Chartered-Bank-Exporte entstanden von Hand.
Nachher
- ✓Ein einziges ERP-Rückgrat anstelle von Yomly, Excel, PandaDoc, Google Forms und Eteach — eine Plattform, ein Datenmodell, eine Prüfspur.
- ✓800+ Team-Stunden über 64 Tasks in 5 Monaten — 300+ Mitarbeitende, 200+ Verträge und 1000+ Dokumente ohne historischen Verlust aus Yomly überführt.
- ✓Gehaltsmotor mit über zehn VAE-konformen Zulagen- und Abzugsarten, automatisierter Standard-Chartered-Bank-Export, native Abfindungs- und Proportions-Logik.
- ✓Sechs Custom-Module (65+ Python-Dateien), wartungsfreundlich architekturiert; der Upgrade-Pfad Odoo 18 → 19 wurde bereits im Rahmen dieser Implementierung validiert.
Die Herausforderung
Die Personalabteilung der Schule balancierte auf vier Systemen: Yomly führte die Stammdaten, Excel rechnete die Gehälter, PandaDoc wickelte die Verträge ab, Google Forms sammelte die Urlaubsanträge. Zwischen ihnen — nur manuelle Abstimmung. Jeder Gehaltslauf brauchte fünf Runden systemübergreifender Prüfung, bevor man den Zahlen trauen konnte. End-of-Service-Abfindungen nach VAE-Arbeitsrecht und Standard-Chartered-Bank-Exporte wurden von Hand gerechnet.
Vier Plattformen für einen einzigen Mitarbeiter-Lebenszyklus. Yomly, Excel, PandaDoc, Google Forms und Eteach hingen über Doppelerfassung zusammen. Die Schule hatte nicht einmal eine saubere Antwort auf die einfachste Frage — „wer arbeitet hier gerade?“. Jeder Monatsabschluss kostete die Finanzabteilung eine Woche Abstimmung.
Gehaltsabrechnung auf dem Niveau einer internationalen Schule in den VAE. Ein gutes Dutzend Zulagenarten (Management Points, Wohnen, Kita, Flüge, Bildung, Telefon, Uniform, Leaders in Learning, Transport, Umzug), End-of-Service-Abfindung nach VAE-Arbeitsrecht, FTE-basiertes Teilzeitmodell für Lehrkräfte und Stundenlogik für das Verwaltungspersonal, außerplanmäßige Gehaltsläufe für Einsteiger zur Monatsmitte und Standard-Chartered-Bank-Exportdateien mit strikter Spaltenvorgabe. Excel war längst kein Werkzeug mehr, sondern ein Risiko.
Lebenszyklus der Expat-Lehrkräfte. Über 200 aktive, befristete Verträge, Familien-Visa, Krankenversicherung für Angehörige und digitale Signaturen über Zeitzonen hinweg. Vertragsentwürfe wanderten von Word ins PDF, von dort in PandaDoc und schließlich in E-Mail-Ketten — änderte sich unterwegs eine Klausel, brach die Prüfspur lautlos.
Urlaub unter zwei Kalendern. VAE-Wochenende, Schulkalender, Feiertage und Urlaubsarten, die je nach Richtlinie in Kalendertagen (Wochenende eingeschlossen) oder in Arbeitstagen gezählt werden. Yomly konnte die beiden Modi nicht unterscheiden — HR führte pro Urlaubsart eine eigene Tabelle.
Dokumenten-Wildwuchs und Fristen-Blindheit. Über 1000 Mitarbeiterdokumente — Pässe, Emirates IDs, Visa, Qualifikationen — verteilten sich auf Netzlaufwerke, Postfächer und Yomly-Exporte. Fristen wurden von Hand verfolgt, Compliance-Lücken fielen nur auf, wenn jemand zufällig hinschaute.
Die Loesung
Die Mitarbeiterkarte, neu geschrieben für ein internationales Kollegium. Getrennte Felder für First/Middle/Last — der Visa-Konformität wegen, Unterstützung arabischer Namen, eine Employee-Group-Klassifikation (Faculty / Staff / Administrator / LT Substitute / Consultant), die zugleich die Oberfläche und die Gehaltsregeln steuert. Doppelte Kennung: automatischer Odoo-Code und der historische Internal Employee Code aus Yomly, bewahrt um der Prüfkontinuität willen. Frist-Tracking für Pass und Emirates ID inklusive Warnmeldungen. Der Family Wizard erfasst Ehepartner und Kinder in unter einer Minute und synchronisiert bidirektional zum Modul Contacts.
Gehaltsmotor, kalibriert auf VAE-Arbeitsrecht. Das Payslip-Modul (20 Dateien) und das Management-Points-Modul (10 Dateien) liefern die komplette Gehaltsstruktur mit über zehn Zulagen- und Abzugsregeln: digitalisierte Management Points mit semesterweise ablaufenden Prämien; auf Vertragsebene konfigurierbare Leistungen, die direkt in den Payslip fließen; FTE für Lehrkräfte, Stundenlogik für den Support; proportionale Berechnung für Wechsel zur Monatsmitte; außerplanmäßige Läufe für Sonderverträge; VAE-konforme End-of-Service-Abfindung; und ein nativer Export der Standard-Chartered-Bank-Datei mit getrennten BANK/CASH-Excel-Blättern — genau so, wie die Finanzabteilung es braucht.
Vertrags-Lebenszyklus auf Odoo Sign. Vorlagenbasiertes Vertrags-PDF, Odoo Sign statt PandaDoc für die digitale Signatur, Massenversand für Vertragsverlängerungen mit Zustellungsstatus, eine Exit-Date-Kaskade: eine Aktion — und das Austrittsdatum rollt vom Mitarbeiter über alle aktiven Verträge bis in die Gehaltsanhänge. Position, Abteilung, E-Mail und Mobil werden vom Vertrag zurück in die Mitarbeiterkarte synchronisiert (schreibgeschützt), damit die Datensätze nicht auseinanderdriften.
Abwesenheiten mit Zwei-Kalender-Logik. 56+ Entwicklungsstunden flossen in die konfigurierbare Berechnung nach Kalender- oder Arbeitstagen pro Urlaubsart, mehrstufige Genehmigungen, Echtzeit-Saldo direkt in der Gehaltsansicht der Mitarbeiterkarte und die korrekte proportionale Berechnung unbezahlten Urlaubs vom Vollzeitgehalt — eine leise Korrektur eines Randfalls, der unter Yomly jahrelang unauffällig Fehler produziert hatte.
Dokumente, umgestellt vom Employee-first auf Category-first. Die Ebenen „nur HR“, „Pflicht“ und „allgemein“ sind auf Workspace-Ebene getrennt, mit rollenbasiertem Zugriff. Ein eigenes Leavers-Archiv bewahrt die Austrittshistorie, ohne den aktiven Kontur zu überfrachten. Über 1000 migrierte Dokumente sind über den Internal Employee Code automatisch ihren Mitarbeitern zugeordnet. Fristfelder für Pass, Emirates ID und Vertrag speisen nun die Warnungen direkt innerhalb von Odoo.
Migration ohne faulen Kompromiss. Ein neunstufiger Import — Management Points, Mitarbeitende, Verträge, Gehaltsstrukturen, Gehaltsanhänge, Urlaubskonfiguration, Dokumente, Zugriffsrechte, historische Payslips — brachte 300+ Mitarbeitende, 200+ Verträge und 1000+ Dokumente aus Yomly herüber, ohne historischen Verlust. Alt-Identifikatoren blieben für das Audit erhalten; veraltete Felder (Religion, Visa Number, Previous Employment) wurden gemäß aktueller Schulrichtlinie entfernt.
Implementierte Module
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